Áp dụng công thức Nhật Bản vào quy trình vận hành tại SMEs

Nhật Bản nổi tiếng khắp thế giới với những tập toàn kinh tế lừng danh thế giới, điều đó chắc ai cũng biết. Nhưng bạn có bao giờ tò mò, điều gì đã tạo nên một nước Nhật hùng mạnh như thế? Câu trả lời nằm ở chính những cách làm việc hết sức thông minh và khoa học của họ, trong đó đặc biệt phải kể đến 5S – công cụ nổi tiếng giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả.

Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra rằng, nơi làm việc lộn xộn, thiếu vệ sinh có thể tác động tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên. Bên cạnh đó, việc này còn ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng sản phẩm/ dịch vụ và khiến năng suất làm việc bị suy giảm đáng kể. Đó cũng chính là lý do mà người Nhật tạo ra quy tắc 5S để quản lý doanh nghiệp của mình. Đây là một trong những quy tắc cực kỳ nổi tiếng, được áp dụng rộng rãi trên toàn đất nước Mặt trời mọc và đã được xuất khẩu ra nhiều quốc gia trên thế giới. Mô hình thực hành 5S được áp dụng để tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi, tạo điều kiện giúp cho tổ chức/doanh nghiệp phát triển và đồng thời đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là gì?

Mô hình 5S được bắt nguồn từ truyền thống từ lâu đời của Nhật Bản. Ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người nhân viên thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức từ bên trong người công nhân, để họ có suy nghĩ rằng đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

5S là một công cụ quản lý thực tế mà tất cả mọi nơi có người làm việc đều có thể sử dụng. Thuật ngữ tiêu chuẩn 5s bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật, được dịch theo tiếng Anh và tiếng Việt bao gồm:

– Seiri / Sort (Sàng lọc): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.

– Seiton / Straighten (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ gọn gàng, ngăn nắp, theo trật tự nhất định nhằm tiện lợi khi sử dụng.

– Seiso / Shine (Sạch sẽ): Có ý thức giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc để không còn rác hay bụi bẩn nhằm cải thiện sức khỏe cho bản thân lẫn đồng nghiệp và nâng cao tính thẩm mỹ cho văn phòng.

– Seiketsu / Standardize (Săn sóc): Luôn giữ gìn nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso ở trên.

– Shitsuke / Sustain (Sẵn sàng): Tạo thói quen tự giác làm việc, có nề nếp nhằm duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Phương pháp 5s của Nhật Bản được đánh giá cao, mang lại nhiều hiệu quả thiết thực. Việc triển khai phương pháp 5S có thể đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp như:  Nơi làm việc sạch sẽ, thuận tiện và an toàn; Khuyến khích mọi người tìm kiếm và giải quyết các vấn đề tiêu cực; Giảm thời gian tìm kiếm các vật dụng cần thiết; Nâng cao hiệu suất công việc. Đó là lý do tại sao từ văn phòng, nhà kho, nhà hàng, khách sạn, bệnh viện… cho đến công trường xây dựng, xưởng sản xuất công nghiệp, nông nghiệp tại Việt Nam, việc áp dụng mô hình 5s vào thực tế ngày càng nhiều. Hiểu được 5s là gì cũng như thực hiện đúng nội dung 5s, chắc chắn doanh nghiệp sẽ có cách quản lý nhân sự chất lượng, xây dựng môi trường làm việc đạt tiêu chuẩn nhất.

Triển khai 5S tại Việt Nam

Cập nhật xu hướng của thế giới, 5S cũng đã du nhập về Việt Nam trong vài năm trở lại đây. Tuy nhiên, việc triển khai 5S tại doanh nghiệp Việt vẫn còn gặp những khó khăn do nhiều nguyên nhân. Đặc biệt là mức độ hiểu về 5S chưa sâu của người quản lý tại hiện trường sản xuất khiến cho hoạt động bị gián đoạn khi không thể thực hiện bài bản ngay từ khâu S2 (Seiton/ Sắp xếp) cũng như khó khăn trong duy trì S3 (Seiso/ Sạch sẽ).

Trên thực tế, việc triển khai 5S tại doanh nghiệp cũng đã được WorkPro hỗ trợ áp dụng thành công cho nhiều đơn vị SMEs tại Việt Nam. Từ những kinh nghiệm thực tế tại hiện trường cùng với việc thấu hiểu những khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải, WorkPro đã xây dựng nên khóa học kỹ năng mang tên Triển khai 5S tại doanh nghiệp. Khóa học này là bản mô tả chi tiết các bước triển khai 5S với những giải pháp gợi ý giúp doanh nghiệp có thể triển khai 5S thành công.

Nội dung khóa học gồm 3 phần xoay quanh tìm hiểu và triển khai công thức 5S từ căn bản đến nâng cao, cụ thể:

Phần 1: Tìm hiểu và chuẩn bị triển khai 5S

Phần 2: Tiến hành thực hiện 3S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ)

Phần 3: Hoàn thiện 5S (S4, S5)

WorkPro hiện có đội ngũ chuyên gia đầu ngành về cải tiến năng suất chất lượng theo tiêu chuẩn của Nhật Bản.

Để được tư vấn về cải tiến năng suất chất lượng cho doanh nghiệp của bạn cũng như tìm hiểu thông tin chi tiết khóa học Triển khai 5S tại doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Hotline: 070 501 8686 – MIỄN PHÍ!