Mẹo đơn giản để tạo bài kiểm tra trực tuyến hiệu quả

Bài kiểm tra hiệu quả đào tạo có ý nghĩa quan trọng trong quá trình đào tạo nhân sự, đặc biệt là đối với các khóa học trực tuyến. Kết quả thực hiện bài kiểm tra sẽ là cơ sở để đánh giá việc đào tạo có thành công cũng như có đạt mục tiêu đào tạo đặt ra hay không. Do đó, song song với việc đầu tư nội dung bài học thì đầu tư để tạo ra một bài kiểm tra chất lượng cũng là điều mà doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện.

Bài kiểm tra trực tuyến vừa mang những đặc điểm của bài kiểm tra thông thường nhưng cũng có nhiều điểm khác biệt do đặc thù của phương pháp học tập online này. Nhưng tựu chung, một bài kiểm tra trực tuyến được coi là hiệu quả cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

 

  • Đánh giá được năng lực/ mức độ tiếp thu kiến thức của người học
  • Đánh giá được phương pháp giảng dạy có phù hợp hay không để kịp thời điều chỉnh
  • Giúp người học ghi nhớ, củng cố kiến thức
  • Thú vị, hấp dẫn, giúp người học hứng thú hơn với bài giảng
  • Thúc đẩy học viên học tập thường xuyên, có hệ thống, liên tục

 

Dưới đây là các mẹo nhỏ nhưng vô cùng “có võ”, đã được WorkPro áp dụng thành công để tạo ra những bài kiểm tra trực tuyến hiệu quả. Hãy cùng tham khảo và thử áp dụng nhé.

 

Tạo câu hỏi càng tường minh, dễ hiểu càng tốt

Để làm cho khóa học trực tuyến trở nên hấp dẫn, đôi khi ta có thể bổ sung các câu chuyện, tình huống hay áp dụng các thủ pháp nghệ thuật vào trong câu từ… để tạo nên những điều thú vị cho bài học. Tuy nhiên, cần cẩn trọng bởi việc này có thể làm cho nội dung trở nên rối rắm nếu sử dụng không đúng cách, đặc biệt là trong phần bài kiểm tra.

 

Nên tránh tạo ra những câu hỏi lan man, rối rắm, dễ gây hiểu lầm trong bài kiểm tra. Nguồn ảnh: Internet.

 

Lời khuyên cho bạn là nên xây dựng hệ thống các câu hỏi một cách rõ ràng, đảm bảo nghĩa của từng câu hỏi tường minh nhất, tránh gây hiểu nhầm cho học viên. Câu hỏi càng dễ hiểu, có nội dung trọng tâm đi đúng vào mục tiêu thì càng đảm bảo chất lượng kiểm tra như mong muốn. Việc hỏi lan man, vòng vo, không đi sâu vào vấn đề không những làm mất thời gian mà còn không mang lại hiệu quả đánh giá. 

 

Bài kiểm tra cho phép dễ dàng thống kê/ đánh giá kết quả

Về mặt kỹ thuật, đa số các phần mềm LMS hiện nay đều cho phép thống kê kết quả bài kiểm tra một cách dễ dàng, chỉ cần đưa đúng nội dung câu hỏi và đáp án lên hệ thống là được. 

Về mặt nội dung, bài kiểm tra cần đánh giá được mức độ tiếp thu kiến thức của học viên thông qua các bài học. Chính vì vậy, nội dung câu hỏi nên nhất quán, liên quan đến kiến thức đã được học trong bài để kết quả cuối cùng có ý nghĩa thực tiễn, tuy nhiên cũng có thể liên tưởng, liên hệ những kiến thức này đến thực tế bên ngoài nếu cần thiết. Nội dung đề kiểm tra cũng có thể được chia theo độ khó của câu hỏi để phân cấp, đánh giá học viên theo mức độ hiểu sâu kiến thức và khả năng áp dụng vào thực tế.

Quá trình làm bài kiểm tra hiệu quả đào tạo nên được thiết kế đơn giản để đảm bảo cho việc thống kê kết quả thuận tiện. Học viên có thể tham gia bài kiểm tra dễ dàng bằng liên kết được gắn trên hệ thống học tập hoặc được gửi qua email. Tùy vào hệ thống LMS cũng như cài đặt của người tổ chức, học viên sẽ thực hiện bài kiểm tra trực tiếp hoặc tải xuống để thực hiện trên bản cứng tuỳ vào lựa chọn.

 

Xáo trộn câu hỏi và đáp án của bài kiểm tra

Áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến cho phép học viên có thể thực hiện bài kiểm tra ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào thuận tiện thay vì phải tập trung tại một địa điểm như trước. Điều này tạo điều kiện cho việc học trở nên linh hoạt, dễ dàng hơn nhưng bên cạnh đó cũng tồn tại một bất cập là có thể xảy ra gian lận khi làm bài, chẳng hạn như làm bài hộ, làm bài chung, ghi nhớ lại đáp án của lượt kiểm tra trước (trường hợp bài kiểm tra cho phép học viên làm lại nhiều lần)…

Để kiểm soát điều này, một số phần mềm LMS tạo ra chức năng hỗ trợ việc xáo trộn các câu hỏi trong mỗi lần ra đề. Chỉ cần bạn có một ngân hàng câu hỏi chất lượng và đủ nhiều thì đây là cách hữu hiệu để ngăn chặn các tình trạng gian lận diễn ra, đặc biệt là khi kết hợp việc giới hạn thời gian trả lời cho mỗi câu hỏi bởi người học sẽ rất khó để sao chép hay tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi khó qua mạng internet thay vì vận dụng suy đoán của mình.

Áp dụng đa dạng hình thức câu hỏi vào bài kiểm tra

Bài kiểm tra cũng là một dạng content (nội dung). Chính vì thế, một bài kiểm tra tốt không chỉ là bài kiểm tra đánh giá được năng lực/ mức độ tiếp thu của học viên qua bài học/ khóa học mà còn cần là nội dung hấp dẫn. Đây là việc không hề đơn giản với tất cả những người làm đào tạo e-learning. Bạn không những phải có sự hiểu biết và khai thác tốt thế mạnh của từng câu hỏi để đánh giá chính xác kết quả học tập của học viên mà còn phải sáng tạo để đưa ra những nội dung khiến cho người học thích thú.

Có một sự thật là, yếu tố vui nhộn thường khiến người học nhiệt tình hơn. Việc chơi bao giờ cũng vui hơn việc học và khiến chúng ta thích thú. Do đó, việc tích hợp đa phương tiện, tình huống, trò chơi, v.v. là cách thật hoàn hảo để khơi gợi trí tò mò và cải thiện động lực học tập cho học viên. Kinh nghiệm của WorkPro trong việc triển khai hàng trăm khóa học e-learning cho khách hàng ở  đa dạng các lĩnh vực cũng cho thấy, việc kết hợp đa phương tiện và đa dạng hình thức câu hỏi một cách vui vẻ, tích cực khiến cho nội dung phong phú cũng như hiệu quả tương tác tốt hơn, góp phần làm gia tăng sự hứng thú trong lúc học tập và kiểm tra của người học so với những bài kiểm tra cứng nhắc mang tính truyền thống. 

 

Biến các câu hỏi thành thử thách vui nhộn cần vượt qua là cách hiệu quả để thu hút người học làm bài kiểm tra. Nguồn ảnh: Internet.

 

Có nhiều loại hình bài kiểm tra khác nhau mà bạn có thể áp dụng như trắc nghiệm, tự luận, hình ảnh, video, tài liệu,… Đặc biệt, nếu có điều kiện, bạn nên xem xét áp dụng thêm các yếu tố tương tác hay Gamification (thiết kế nội dung trải nghiệm dạng game) để tạo ra các bài kiểm tra đa dạng hơn. Nói thì có vẻ to tát như vậy, nhưng trên thực tế, việc áp dụng đa dạng hình thức câu hỏi vào bài kiểm tra không khó như nhiều người vẫn tưởng. Chỉ nói riêng đối với bài kiểm tra dạng trắc nghiệm, cũng đã có rất nhiều loại câu hỏi trắc nghiệm mà bạn có thể sử dụng, ví dụ: Câu hỏi Đúng/Sai, Nhiều lựa chọn, Điền vào chỗ trống, Kéo- Thả, và Đánh giá (Thăm dò ý kiến), v.v…

 

Liên tục đánh giá, nghiên cứu và không ngừng cải thiện

Không phải ai cũng có thể làm tốt ngay từ lần đầu. Việc thực hiện e-learning nói chung và thiết kế các bài kiểm tra nói riêng đều là một quá trình nghiên cứu, học hỏi, cải tiến lâu dài và liên tục. Đừng vội nản chí nếu bài kiểm tra của bạn chưa được đón nhận từ những khóa học đầu tiên, học viên không muốn thực hiện yêu cầu làm test. Hãy kiên trì để cải thiện chúng qua mỗi lần thực hiện. Mẹo nhỏ cho bạn là hãy tận dụng các dữ liệu thu thập từ báo cáo ở phần mềm LMS để nghiên cứu và phân tích, tìm ra cách để cải thiện bài kiểm tra của mình. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng kết hợp với tính năng khảo sát được tích hợp sẵn trong phần mềm để biết được quan điểm của học viên – người đã trực tiếp tham gia các bài kiểm tra trực tuyến – từ đó hiểu rõ nhu cầu của họ để có những bài kiểm tra chất lượng nhất.

 

Để được chuyên gia tư vấn chi tiết hơn về cách tạo nội dung khóa học e-learning nói chung và tạo bài kiểm tra hiệu quả nói riêng, bạn vui lòng liên hệ (miễn phí) với WorkPro qua:

Hotline: 0246 290 1166

Email: workpro.vn@gmail.com

Thanh Vân.

Ban Số hóa nội dung.

17/10/2021

Những lưu ý tối quan trọng khi xây dựng học liệu điện tử

Không đơn giản là thực hiện một loạt thao tác kỹ thuật để số hóa cho các nội dung (chuyển đổi dữ liệu thành dạng mềm thay cho bản cứng), học liệu điện tử yêu cầu nhiều hơn thế. Vậy cần lưu ý gì khi xây dựng học liệu điện tử? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

 

Theo Khoản 2 Điều 2 Thông tư 12/2016/TT-BGDĐT Quy định ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tổ chức đào tạo qua mạng, “Học liệu điện tử là tập hợp các phương tiện điện tử phục vụ dạy và học, bao gồm: sách giáo trình, sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, bài kiểm tra đánh giá, bản trình chiếu, bảng dữ liệu, các tệp âm thanh, hình ảnh, video, bài giảng điện tử, phần mềm dạy học, thí nghiệm ảo…”. Có thể hiểu nôm na, học liệu điện tử là phần nội dung được thể hiện dưới dạng số hóa (văn bản, hình ảnh, video… bản mềm). 

Một học liệu chỉ có thiết kế đẹp thôi là không đủ mà nội dung, kiến thức cần phải được truyền tải thực sự trọng tâm, thu hút và đáp ứng được nhu cầu của lãnh đạo và học viên thì kết quả đào tạo mới chất lượng. Không bàn đến các đặc điểm bắt buộc liên quan đến kiến thức và tính sư phạm, dưới đây là một số lưu ý bạn cần quan tâm để xây dựng học liệu điện tử chất lượng:

 

  1. Nội dung ngắn gọn, xúc tích

 

Khác với việc học trực tiếp trên lớp, học liệu điện tử thường sẽ được tổ chức (doanh nghiệp) quy định về thời gian/ thời lượng, cần phải làm ngắn gọn nhưng vẫn phải đảm bảo đủ kiến thức. Việc rút ngắn thời lượng không những giúp tiết kiệm công sức mà còn giảm được chi phí thực hiện, đồng thời khiến cho học liệu điện tử dễ theo dõi. Đặc điểm của hình thức học trực tuyến là có thể lưu trữ dữ liệu, cho phép mở/ phát đi phát lại nhiều lần các nội dung khi cần. Vì thế, không cần thầy cô giảng lặp đi lặp lại để giúp học sinh ghi nhớ kiến thức vào đầu, học viên có thể tua lại để xem bất cứ lúc nào nếu cảm thấy chưa hiểu rõ vấn đề.

Nội dung ngắn gọn, xúc tích chính là xu hướng trong xây dựng học liệu điện tử.

 

Bên cạnh đó, trong thời đại “lướt mạng” như ngày nay, người ta có thể dành hàng giờ, thậm chí cả ngày để “la cà” trên internet, nhưng để họ sẵn sàng dừng lại xem hết 1 bài viết, đọc  hết 1 nội dung hay kiên nhẫn học xong hoàn chỉnh 1 bài học là điều không hề đơn giản. Tình trạng “ngại đọc” dường như tồn tại ở khắp mọi nơi, trong cả giải trí và học tập. Nếu nhìn thấy một bài viết dài toàn chữ, hay một khóa học có thời lượng lên đến nhiều giờ đồng hồ thì việc bị bỏ qua là điều không quá khó để hiểu. Vì thế, việc tạo ra các nội dung ngắn trở thành nhu cầu tất yếu để thu hút người xem. Khi xây dựng học liệu, bạn cần tìm cách rút gọn nội dung cô đọng nhất và có thể tối ưu cả trên thiết bị di động, làm sao cho người học dù chỉ xem qua vẫn hiểu và nắm được nội dung bạn cần truyền đạt.

Làm sao để nội dung được ngắn gọn, xúc tích? Hãy truyền tải chính xác những điều bạn muốn thể hiện bằng cách lựa chọn ra những chi tiết đặc sắc nhất để đưa vào bài học, giảm bớt những chi tiết thừa, lặp lại, lòng vòng. Đừng lặp lại những ý tưởng hay phần nội dung đã trình bày ở phần trước vì nó chỉ làm tốn thêm thời gian mà thôi, nếu cần, học viên có thể tự tua lại để xem. Bên cạnh đó, không nên sử dụng quá nhiều những từ hay cụm từ vô nghĩa như: “ừ”, “ờ”, “bạn biết không… Nếu có, chỉ nên điểm qua một chút để tạo độ tự nhiên trong cách thể hiện.

 

2. Rõ ràng, dễ hiểu, hấp dẫn

Vấn đề mà một người thiết kế bài giảng phải đối mặt hàng ngày là làm thế nào để học viên hiểu bài nhanh chóng. Như đã nói ở trên, thời lượng học liệu là có hạn, nhưng khối lượng kiến thức cần truyền tải lại rất nhiều, trong khi không phải ai cũng có khả năng tiếp thu kiến thức như nhau. Do đó việc làm cho học liệu rõ ràng, dễ hiểu càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Không chỉ với học liệu điện tử mà với tất cả các loại học liệu nói chung, đây cũng luôn là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của bài giảng.

 

Mindmap chứa hình ảnh, màu sắc, và liên kết giúp bộ não của chúng ta xử lý và ghi nhớ một lượng lớn thông tin.

 

Khi xây dựng học liệu điện tử, cách đầu tiên để giúp cho học viên hiểu bài nhanh hơn là sử dụng bản đồ tư duy/ sơ đồ tư duy (mindmap). Đây được cho là phương pháp phù hợp với hoạt động tự nhiên của não. Chúng có một số yếu tố kích hoạt trí nhớ mạnh mẽ như hình ảnh, màu sắc, hình dạng và liên kết giúp bộ não của chúng ta xử lý và ghi nhớ một lượng lớn thông tin.

Một yếu tố nữa giúp học liệu trở nên dễ tiếp cận hơn là những ví dụ minh họa từ đời thường. Chúng là những thứ rất gần gũi với cuộc sống nên giúp học viên dễ liên tưởng và ghi nhớ nhanh hơn. Kể chuyện cũng vậy. Ai cũng thích nghe kể chuyện. Vì vậy sáng tạo nội dung bằng cách kể một câu chuyện sẽ thu hút hơn. Thay vì trình bày các khái niệm, hãy dùng những sự kiện có thật để kể câu chuyện mang tính thuyết phục. Các chi tiết, cao trào sẽ giúp người đọc ấn tượng hơn với nội dung bạn cần truyền đạt.

Ngoài ra, hình ảnh minh họa cũng là một phương pháp hữu hiệu để giúp các bạn học sinh ghi nhớ bài nhanh hơn. Không cần cầu kỳ phức tạp, bạn chỉ cần chèn thêm vào slide các hình ảnh sinh động lấy từ internet là đã có thể tạo ra một học liệu với nội dung sinh động. Các hình ảnh màu sắc luôn được ghi nhớ dễ dàng hơn các con chữ.

Tất cả những điều này không chỉ khiến học liệu rõ ràng, dễ hiểu mà còn giúp làm tăng tính hấp dẫn cho học liệu. Khi một học liệu được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, tự khắc nó sẽ trở nên hấp dẫn với người học. Ngược lại, cái gì quá khó hiểu, khiến bộ não không tiếp nhận được, tự khắc sẽ khiến người học cảm thấy chán.

 

 

3. Đảm bảo tính tương tác cao

Có một lý do lớn khiến cho việc học online không hiệu quả là sự cô đơn, buồn chán của học viên trong điều kiện phải tự học 1 mình. Để xóa bỏ điều này và tạo hứng thú học tập, cần tăng tính tương tác cho bài học thông qua việc thiết kế học liệu sao cho học viên có thể tương tác trực tiếp với máy tính và nhận được sự phản hồi từ máy.

 

Được tương tác với máy tính và các nội dung của học liệu giúp cho học viên bớt cô đơn, buồn chán.

Được tương tác với máy tính và các nội dung của học liệu giúp cho học viên bớt cô đơn, buồn chán.

 

Đầu tiên, để đảm bảo học viên ghi chép và nắm bắt tốt, các nội dung nên xuất hiện lần lượt theo thứ tự giảng bài, không nên xuất hiện cùng lúc mà nên phân dòng hay phân đoạn thích hợp, xuất hiện theo hiệu ứng thời gian. Bên cạnh đó, cần sắp xếp hợp lý các phần nội dung và phân bổ hợp lý, bổ sung nhiều yếu tố tương tác như câu hỏi, đố vui, ví dụ, thực hành, kiểm tra… Bạn cũng có thể bố trí nhiều phần củng cố kiến thức với các câu hỏi có chấm điểm tự động và sử dụng hiệu ứng để tạo ra những nhận xét, động viên hài hước, thú vị nhằm khích lệ học viên khi xuất hiện các kết quả chấm bài. 

 

 

4. Đảm bảo tính khoa học và thẩm mỹ trong trình bày

Một sản phẩm học liệu, đặc biệt là học liệu điện tử không những cần hay mà còn phải đẹp nữa thì mới có thể thu hút được sự hứng thú của người học. Nhiều người cho rằng mình không có khiếu thẩm mỹ tốt nên khó sáng tạo ra được học liệu đẹp mắt, tuy nhiên điều đó không hẳn đúng. Có một số nguyên tắc cơ bản trong thiết kế mà nếu áp dụng, bạn sẽ dễ dàng cải thiện phần “ngoại hình” cho sản phẩm của mình. 

– Đầu tiên, nên sử dụng ít text, thay thế text bằng hình ảnh minh họa. Có thể sử dụng infographic hoặc video motion graphic để tăng tính sinh động, dễ hiểu và hứng thú cho bài học. 

– Đối với màu sắc: sử dụng màu tương phản giữa chữ và nền (chữ đậm trên nền nhạt hoặc chữ nhạt trên nền đậm) để có thể nhìn rõ. 

– Nếu sử dụng hình minh họa, cần lựa chọn hình rõ nét, không mờ nhòe. 

– Phối màu có khoa học: Tham khảo các cách kết hợp màu sắc đẹp trên một số trang web như Adobe Color, Color Hunt, COLOURLovers, Colorcombos, Check my Colours…

 

 

5. Lựa chọn hình thức thể hiện phù hợp

Trên thực tế, có rất nhiều hình thức để thể hiện một học liệu điện tử như dạng slide, truyện tranh, video, gamification… Trong đó, video là cách tốt nhất để tạo nên sự chú ý của người học. Chúng không chỉ trực quan sinh động mà còn chứa câu chuyện, và ai cũng thích điều đó. Video có: sự kết hợp chữ, hình ảnh và âm thanh giúp học viên như được nhập vai vào môi trường học thực tế. Đưa video vào các khóa học trực tuyến là phương pháp thú vị và hiệu quả hơn là cách tiếp cận “đọc nội dung này thật nhiều lần”. Nếu được, hãy đính kèm video trong các bài giảng của, đảm bảo bạn sẽ nhận được nhiều ích lợi hơn so với tưởng tượng đấy.

 

Tuy có những thế mạnh như vậy, nhưng video không phải là thứ có quyền năng tối cao và không phải tài liệu nào ta cũng nên sử dụng dạng video. Có những học liệu thể hiện bằng văn bản hoặc slide là đủ, có những học liệu lại cần được biểu diễn ở dạng truyện tranh mới hấp dẫn. Việc lựa chọn hình thức thể hiện học liệu điện tử phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như nội dung, khả năng thực hiện, kinh phí của doanh nghiệp…

 

Để được tư vấn về các phương pháp xây dựng học liệu điện tử một cách chi tiết hơn, bạn vui lòng liên hệ (miễn phí) với WorkPro qua:

Hotline: 0246 290 1166 ; Email: contact@workpro.vn.

Hoàng Vân.

Ban Số hóa nội dung.

04/10/2021

Triển khai E-learning, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhận thức được tầm quan trọng của đào tạo trực tuyến (e-learning), nhiều doanh nghiệp Việt đã bắt đầu triển khai trong vài năm trở lại đây, tuy nhiên không ít trong số đó gặp phải thất bại dù đã đầu tư nhiều chi phí. Nguyên nhân là do không hiểu, hoặc hiểu nhưng không rõ, dẫn đến không hiệu quả và lãng phí. Để tránh được điều này, trước khi triển khai e-learning, doanh nghiệp cần nắm thật rõ mình phải chuẩn bị những gì.

 

Theo các chuyên gia của WorkPro, để triển khai một hệ thống e-learning, cơ bản chúng ta cần chuẩn bị các nội dung dưới đây:

 

  1. Thành lập phòng ban phụ trách/ thực hiện lập kế hoạch đào tạo

Thông thường, việc triển khai hệ thống e-learning trong các công ty sẽ do phòng đào tạo đảm nhiệm. Tuy nhiên, mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau nên phòng đào tạo cũng có tên và nhiệm vụ khác nhau. Đó có thể được gọi là phòng đào tạo, phòng T&D, L&D, phòng hành chính nhân sự hay đơn giản hơn là phòng Back Office,… Nhưng tựu chung, họ đều có nhiệm vụ là lên kế hoạch đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp. 

Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp do chưa có phòng ban đào tạo chuyên trách nên việc triển khai e-learning được kiêm nhiệm bởi nhiều người ở nhiều bộ phận khác nhau. Việc phân công không rõ ràng về nhiệm vụ của từng người sẽ dễ đưa đến thất bại khi thực hiện bởi ai cũng nghĩ “đây không phải việc của mình”. Do đó, nếu chưa có bộ phận này, doanh nghiệp cần thành lập trước khi tiến hành triển khai e-learning.

Lập kế hoạch là bước quan trọng để có thể triển khai e-learning một cách hiệu quả

 

 

Khi có yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên hoặc đề xuất của các bộ phận liên quan, phòng ban phụ trách đào tạo sẽ tập hợp tất cả các ý kiến, từ đó sẽ kết hợp lại và đưa ra những kế hoạch đào tạo nội bộ cho toàn công ty. Nhiệm vụ của các phòng ban, người phụ trách chương trình đào tạo nội bộ là hoạch định những vấn đề như: Chiến lược, mục tiêu đào tạo; thời gian triển khai; bộ phận tham gia; dự kiến chi phí; sắp xếp người đào tạo; báo cáo kết quả.

Sau khi đã có kế hoạch đào tạo, việc tiếp theo là ta cần có một người/ nhóm người đảm nhận nhiệm vụ đào tạo. Đó là người tiếp nhận thông tin, yêu cầu và truyền đạt lại tất cả các kiến thức cần đào tạo đến với nhân viên. Người giảng dạy có thể trực tiếp đứng lớp hoặc sẽ là người soạn thảo các nội dung và kiến thức đào tạo. Đây thông thường là các nhân viên chủ chốt có chuyên môn cao trong các bộ phận, chuyên viên đào tạo của công ty hoặc chuyên gia bên ngoài.

 

2. Các nội dung đào tạo (được số hóa)

Đây là các nội dung bài giảng sẽ được sử dụng trong khóa học e-learning. Từ phiên bản giấy truyền thống – hay còn gọi là bản “cứng”, chúng cần được số hóa sang các định dạng “mềm” có thể trình chiếu (như văn bản, hình ảnh, video…).

Trước khi xây dựng nội dung đào tạo trong doanh nghiệp của mình, bạn phải tiến hành khảo sát và đánh giá nhu cầu đào tạo để lên danh sách các khóa học mà đội ngũ cần: Đó là khóa học về chuyên môn nghiệp vụ hay kỹ năng, phù hợp với vị trí là nhân viên hay cấp quản lý? Từ đó, xác định rõ nội dung đào tạo phù hợp với Elearning tương ứng với đối tượng đào tạo.

Tuy đây là xu hướng không thể bỏ qua, nhưng thực tế cho thấy rằng, không phải nội dung nào cũng phù hợp để triển khai theo phương pháp e-learning. Chính vì thế, trong quá trình hoạch định và xây dựng nội dung đào tạo, một điểm cần lưu ý là phải xác định rõ cái gì nên học online, cái gì thì học offline, nội dung nào thì nên kết hợp cả hai. Một số nội dung phù hợp với e-learning bao gồm: Nội dung mang tính lặp đi lặp lại (Các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, quy trình, quy định); nội dung khó sắp xếp lớp (các khóa học đào tạo hội nhập dành cho nhân viên mới – trong trường hợp tuyển dụng ít và liên tục), nội dung có tính cập nhật mới thường xuyên (tính năng, lợi ích sản phẩm, dịch vụ), các thông tư, nghị định, chính sách mang tính cập nhật thường xuyên với khối lượng ít.

 

Để tiết kiệm chi phí, có thể tự quay video bài giảng bằng các thiết bị đơn giản như máy quay, máy ảnh, điện thoại smartphone chất lượng cao…

 

 

Không quá khó để doanh nghiệp có thể tạo ra một bài giảng E-Learning bằng cách sử dụng các phần mềm tin học văn phòng như PowerPoint, Word, Google Docs,… Dùng các phần mềm hỗ trợ soạn thảo bài giảng như Adobe Presenter, iSpring suite,…hoặc quay video giảng viên giảng bài bằng máy quay đơn giản/ điện thoại smartphone chất lượng cao.

Tuy nhiên, trong trường hợp muốn đầu tư một cách bài bản vào nội dung khóa đào tạo nội bộ trực tuyến, muốn sử dụng các định dạng phức tạp hơn (video animation/ gamification…) hoặc làm cho tài liệu trông chuyên nghiệp hơn, doanh nghiệp có thể thuê một bên thứ 3 để đạt kết quả tốt nhất.

 

3. Lựa chọn hệ thống phần mềm đào tạo phù hợp

Để triển khai e-Learning, doanh nghiệp sẽ cần đến một hệ thống phần mềm tên là LMS (Learning Management System). Hiểu đơn giản thì đây là phần mềm dùng để chứa đựng nội dung đào tạo cũng như quản lý học viên. LMS cho phép phân phối nhanh chóng, hiệu quả các tài liệu e-Learning tới học viên với quy mô lớn, đồng thời có thể xử lý những việc như quản trị khóa học và phân tích các kỹ năng, hỗ trợ công tác quản lý – vận hành lớp học một cách dễ dàng, chuẩn xác để có thể điều chỉnh kịp thời, thực hiện việc đánh giá quá trình đào tạo nội bộ toàn diện và hiệu quả. Sử dụng LMS cũng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ dàng tùy biến và cập nhật nội dung, tạo môi trường học tập, tương tác và cá nhân hóa cho từng học viên.

 

Chức năng của một phần mềm LMS thông thường bao gồm: lưu trữ dữ liệu, giúp dễ dàng truy cập, chức năng đa chủ thể, đa ngôn ngữ, đa quốc gia, quản lý lượng người tham gia, quản lý tương tác và hỗ trợ người dùng, đánh giá học viên, kiểm soát quá trình học tập của học viên…

 

4. Chuẩn bị chi phí

Để xây dựng hệ thống e-learning, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản chi phí đầu tư nhất định. Tùy thuộc vào yêu cầu và độ phức tạp của hệ thống mà mức chi phí này sẽ dao động khác nhau. Thông thường, sẽ có những khoản chi phí cần thiết như:

Hoạch định được mức chi phí chuẩn xác và phù hợp giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí khi triển khai e-learning

 

 

– Xây dựng nội dung (thiết kế bài giảng): Nếu tự xây dựng nội dung bài giảng bằng người nội bộ, bạn sẽ phải trả chi phí lương cho nhân viên, còn nếu thuê ngoài, các mức phí có thể bao gồm (tùy thuộc vào độ phức tạp của nội dung cũng như hình thức bài giảng được số hóa là gì): Chi phí xây dựng kịch bản, quay giảng viên, ghi hình bài giảng, thu âm thuyết minh, thiết kế nhân vật/ bối cảnh, chi phí hậu kỳ (dựng video và hiệu ứng đồ họa), đóng gói bài giảng tương tác, câu hỏi quiz, trò chơi hóa…

– Hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System): Trên thị trường Việt Nam hiện nay có nhiều phần mềm LMS để lựa chọn (Proseeds Learning Ware, Moodle, Blackboard, Canvas,…). Mỗi hệ thống lại có những đặc điểm, tính năng và mức giá thành khác nhau. Chính vì thế, trước khi đầu tư vào LMS, bạn nên vạch ra những tiêu chí mà bạn cần ở hệ thống, sau đó bổ sung những tiêu chí phụ để lựa chọn được hệ thống LMS phù hợp và tối ưu nhất. Chẳng hạn, bạn cần dự kiến số lượng người học để lựa chọn ra hệ thống LMS phù hợp, đảm bảo thông suốt và không bị tắc nghẽn gây cản trở quá trình học của học viên.

– Chi phí bảo trì hệ thống: Trong quá trình vận hành e-learning, bạn có thể cần nâng cấp hoặc bổ sung một vài tính năng phục vụ cho nhu cầu đào tạo. Khi đó sẽ cần đầu tư thêm một khoản chi phí (mức phí tùy thuộc vào yêu cầu của bạn).

– Chi phí phát sinh: Trong quá trình áp dụng đào tạo trực tuyến, bạn có thể cần chỉnh sửa về nội dung khóa học hoặc tiến hành thay đổi những yếu tố khác (chẳng hạn đổi nền tảng học tập…). Điều này cũng đòi hỏi một khoản chi phí đầu tư.

 

Bài viết đã cung cấp những kiến thức tổng quan về những nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị khi muốn triển khai e-learning. Để có thể hiểu rõ hơn cũng như được tư vấn về triển khai e-learning một cách chi tiết hơn, bạn vui lòng liên hệ (miễn phí) với WorkPro qua:

Hotline: 0246.290.1166 

Email: contact@workpro.vn

22/09/2021

Nhân viên tự chủ, sếp thêm cơ hội!

Là nhà quản lý, bạn đã bao giờ phải thốt lên với nhân viên của mình: 

  • Tại sao em lại thụ động chờ anh nhắc nhở từng chút một
  • Tại sao em lại không thể làm tốt công việc của mình 
  • Tại sao em không nghĩ thêm những giải pháp khác để đạt được hiệu quả công việc 

Làm công tác quản lý, khi bạn có nhân viên dưới quyền với kỳ vọng rằng sẽ có thêm “chân”, thêm “tay”, thêm “não bộ” để  giải quyết được khối lượng công việc lớn hơn với chất lượng cao hơn thì thực tế lại không phải lúc nào cũng như vậy. Sự thật là bạn cảm thấy bực dọc khó chịu hơn, thấy “tải” nặng hơn khi công tác quản lý chiếm quá nhiều thời gian. Nhân viên của bạn không những không trở thành trợ thủ đắc lực, cộng sự tuyệt vời của bạn mà ngược lại, đó lại trở thành gánh nặng quản lý cho bạn. 

Nhân viên tự chủ sẽ giúp giải phóng nhà quản lý

Đại dịch SARS – Cov – 2 ập đến kéo ngược lại tất cả các nỗ lực của doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều phải căng mình tìm cách chống đỡ để cố gắng thoát khỏi tình trạng kiệt quệ, phá sản. Từ việc tìm cách tổ chức lại hoạt động của mình bao gồm chiến lược kinh doanh đến công tác quản trị cho đến việc thiết lập các quy trình làm việc từ xa đều là yêu cầu bắt buộc và gấp gáp đối với những nhà quản trị khi dịch giã hoành hành và thời gian giãn cách xã hội kéo dài. Trong tình trạng đó, ngoài việc phải lo lắng đảm bảo các kế hoạch kinh doanh, bạn còn mang nỗi canh cánh trong lòng: Không biết nhân viên mình có biết cách làm không? Có chịu khó xoay xở để làm không? Có tự giác làm không? Có chịu tìm giải pháp không hay chỉ chăm chăm đổ lỗi cho ngoại cảnh? Bạn cũng nhiều khi rơi vào trạng thái không thể biết được nhân viên của mình đang làm gì, có tập trung cho công việc không? Làm sao để có thể yên tâm về nhân viên của mình khi không nhìn thấy hình, không nghe thấy tiếng…? Để rồi cái bạn có thể làm được chỉ là yêu cầu họp bất cứ khi nào có thể, giao những nhiệm vụ mà bạn cho là có thể buộc nhân viên của bạn phải làm việc để tránh tình trạng “không có việc để làm” hay đưa ra các deadline để nhân viên “không chạy đâu cho thoát”…Tuy nhiên, dù bạn có nghĩ cách nào đi chăng nữa, thì khi nhân viên của bạn vẫn không cho bạn cảm giác yên tâm về họ, điều đó sẽ luôn khiến bạn mệt mỏi, mất năng lượng.

 

Nói vậy để thấy, có được những nhân viên thực sự có ý thức tự giác, tự chủ là điều mà bất kỳ người quản lý nào cũng mong muốn. Thật may mắn khi có được những cộng sự thực sự đắc lực, tận tâm tận lực và đầy tinh thần trách nhiệm, chủ động trong công việc. Nhân viên làm việc tốt chính là nguồn động lực để tiếp thêm sức mạnh cho những nhà quản lý. Muốn vậy, không gì hơn, là nhà quản lý bạn phải hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên của mình có sự độc lập, chủ động trong công việc để nhân viên tự biết đánh giá, phân tích, sắp xếp, lên kế hoạch, thực hiện, báo cáo công việc đảm đạt hoặc vượt mức yêu cầu công việc được giao. Có như vậy bạn mới có được sức mạnh cộng hưởng của bộ máy để nâng tầm công việc, giá trị của bản thân mình.

Nhân viên tự chủ sẽ mang lại cơ hội phát triển cho tất cả

Bạn hẳn đã nghe đến công thức của nhà quản lý: 20% công tác chuyên môn, 60% công tác quản lý, 20% là để học hỏi phát triển để gia tăng giá trị cho bản thân, doanh nghiệp. Vậy nếu như nhân viên của bạn không thể có khả năng đảm nhận tốt vị trí của chính họ thì công tác chuyên môn phải gia tăng, công tác quản lý cũng phải gia tăng, vậy nhà quản lý còn thời gian ở đâu để học hỏi phát triển gia tăng giá trị cho bản thân và doanh nghiệp? Tỉ lệ thời gian dành cho bản thân bạn sẽ tỉ lệ nghịch với thời gian dành cho công tác quản lý. Bạn hẳn đã hình dung được việc giảm tải công tác quản lý mang lại cho bạn nhiều giá trị như thế nào!

Nếu nhân viên thiếu tự chủ, bạn sẽ phải tập trung vào quản lý nghiệp vụ thường nhật, khó có thể làm được những “việc đáng kể”. Do vậy, bên cạnh việc tuyển chọn đúng người, bạn hãy lưu tâm trong vấn đề hướng dẫn, kèm cặp để nhân viên sớm có thể tự chủ và động lực làm việc cao nhất.

Khi nhân viên thực sự tự chủ thì bạn sẽ có thêm cơ hội!

 

Xuân Hợp

Ban đào tạo.

22/09/2021

Tối ưu chi phí số hóa bài giảng E-learning

Giữa thời đại 4.0, số hóa bài giảng e-learning là xu hướng tất yếu trong đào tạo tại các doanh nghiệp bởi tính ưu việt và hiệu quả không thể phủ nhận mà nó đem lại. Trên thực tế, nhiều đơn vị đã bắt đầu tìm hiểu và muốn thực hiện số hóa bài giảng nhưng còn e ngại vì cho rằng chi phí đầu tư cần bỏ ra quá lớn. Vậy phải làm sao để giải quyết bài toán này?

 

Số hóa bài giảng e-Learning là quá trình chuyển đổi những tài liệu học tập ở dạng truyền thống (văn bản giấy) sang các bài giảng có thể lưu trữ, sử dụng và phân phối trực tuyến trên hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning và sử dụng được qua mạng internet, wifi (ở nhiều định dạng khác nhau như văn bản, hình ảnh, video, scorm…). Khi thực hiện số hóa bài giảng e-Learning, một môi trường học tập tổ hợp các công nghệ lưu trữ, mã hóa và truyền tải thông tin, dữ liệu sẽ được tạo ra.

Số hóa bài giảng chỉ là 1 phần trong tổ hợp các yếu tố cần thiết để xây dựng một khóa đào tạo E-learning. Trên thực tế, để xây dựng một khóa đào tạo e-Learning đòi hỏi một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp vận hành từ hệ thống quản lý học tập LMS (Learning Management Systems) đến thiết kế chương trình, nội dung đào tạo E-Learning, kiểm soát chất lượng và điều chỉnh nội dung, kiến thức trong các bài giảng, theo dõi đánh giá kết quả của học viên. Quá trình này bao gồm nhiều khâu và yêu cầu các kỹ thuật phức tạp nên cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư một lượng chi phí nhất định.

 

Các chi phí cần thiết để xây dựng hệ thống e-learning

– Xây dựng nội dung (thiết kế bài giảng): Chi phí số hóa bài giảng sẽ tùy thuộc vào độ phức tạp của nội dung cũng như hình thức bài giảng được số hóa là gì. Cụ thể bao gồm:

  • Chi phí xây dựng kịch bản.
  • Chi phí quay giảng viên, ghi hình bài giảng tại studio hoặc tại địa điểm mà doanh nghiệp yêu cầu, thu âm thuyết minh…
  • Chi phí thiết kế nhân vật, bối cảnh
  • Chi phí hậu kỳ: dựng video đồ họa cơ bản, video animation, nhân vật, video giảng viên và hiệu ứng đồ họa,…
  • Đóng gói bài giảng tương tác, câu hỏi quiz, trò chơi hóa với các bài giảng đơn giản đóng gói SCORM hoặc xAPI.

Chi phí số hóa bài giảng phụ thuộc chủ yếu vào độ phức tạp cũng như hình thức thể hiện của nội dung

 

Để sản xuất được nội dung phù hợp, bạn cần trải qua các bước nghiên cứu và khảo sát thông tin tại chính doanh nghiệp của mình để xác định được chính xác đối tượng học, mục đích khóa học, hình thức nội dung đào tạo… sau đó xây dựng kịch bản và tiến hành sản xuất.

– Bên cạnh chi phí số hóa bài giảng, bạn cũng cần đầu tư thêm một khoản chi phí về công nghệ để xây dựng hệ thống hạ tầng phục vụ việc học e-Learning. Về mặt tổng thể, một mô hình hệ thống e-Learning gồm 3 phần chính: hạ tầng truyền thông – mạng, hạ tầng phần mềm và hạ tầng thông tin. Xét trên điều kiện lý tưởng nhất là bạn đã có hạ tầng truyền thông mạng và nội dung đào tạo thì bạn vẫn phải bỏ ra một phần chi phí cho hạ tầng phần mềm, điển hình là hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System). Trước khi triển khai dự án E-learning, bạn cần dự kiến số lượng người học để lựa chọn ra hệ thống LMS phù hợp, đảm bảo thông suốt và không bị tắc nghẽn gây cản trở quá trình học của học viên.

– Chi phí bảo trì hệ thống: Số hóa bài giảng E-learning là một quá trình dài, đòi hỏi sự cập nhật và thay đổi liên tục. Để duy trì hệ thống hoạt động mượt mà, có thể bạn cần bỏ ra một khoản tiền để nâng cấp và bổ sung một vài tính năng phục vụ cho nhu cầu đào tạo. Với trường hợp thuê hệ thống E-learning, doanh nghiệp cần đáp ứng một khoản chi cho các tài khoản mới khi số lượng nhân viên tăng lên.

– Chi phí phát sinh: Trong quá trình áp dụng đào tạo trực tuyến, bạn có thể cần chỉnh sửa về nội dung khóa học hoặc tiến hành thay đổi những yếu tố khác (chẳng hạn đổi nền tảng học tập…). Điều này cũng đòi hỏi một khoản chi phí đầu tư.

 

Làm sao để tối ưu chi phí?

Khảo sát – nghiên cứu kỹ đối tượng đào tạo

Trước khi bắt tay vào triển khai dự án E-learning, các tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ những yếu tố sau:

  • Mục đích của việc số hóa bài giảng là gì?
  • Đối tượng doanh nghiệp sẽ đào tạo là ai? Nhóm kỹ năng, kiến thức hiện tại của nhóm người này như thế nào? Họ có nhu cầu học gì? Bao nhiêu tuổi? Khả năng sử dụng công nghệ đến đâu?…
  • Hình thức bài giảng được số hóa là gì (dạng SCORM, dạng animation, graphic hay dạng slide hóa,… )?
  • Chi phí dự kiến chi cho hoạt động đào tạo e-learning.
  • Thời gian hoàn thành khóa đào tạo.

Điều này mang tính quyết định xem bạn nên đầu tư vào đâu và như thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất. Chẳng hạn với những nhân viên trẻ (độ tuổi từ 22 đến 30), bạn cần bổ sung nhiều yếu tố tương tác để tăng hứng thú với bài giảng như gamification (trò chơi hóa) hay các hiệu ứng animation bắt mắt; còn với những nhân viên không thành thạo công nghệ thì việc thêm các chức năng như vậy không những không đem lại hiệu quả mà còn là “ném tiền qua cửa sổ”.

Lựa chọn hệ thống LMS phù hợp với doanh nghiệp mình

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là một phần không thể thiếu trong cấu trúc của hệ thống E-learning điển hình và quyết định hiệu quả bài giảng của bạn. Đây có thể được coi là cái vỏ để chứa đựng các thông tin khóa học (bao gồm từ nội dung bài giảng, hình ảnh, video, câu hỏi, bài kiểm tra…), dùng để thực hiện và quản lý đào tạo trực tuyến một cách dễ dàng.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống LMS mà bạn có thể tham khảo như: Proseeds Learning Ware, Moodle, Blackboard, Canvas,… Mỗi hệ thống lại có những đặc điểm, tính năng và mức giá thành khác nhau. Chính vì thế, trước khi đầu tư vào LMS, bạn nên vạch ra những tiêu chí mà bạn cần ở hệ thống, sau đó bổ sung những tiêu chí phụ để lựa chọn được hệ thống LMS phù hợp và tối ưu nhất.

Liên tục điều chỉnh và cải tiến

Không ai có thể đảm bảo 100% việc thực hiện e-learning trong doanh nghiệp đạt hiệu quả tuyệt đối ngay từ lần đầu tiên bởi quá trình này tương đối phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, số hóa bài giảng cũng không chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện các bài giảng E-learning trong một khoảng thời gian ngắn mà đây là quá trình kéo dài xuyên suốt, đòi hỏi sự cập nhật và rút kinh nghiệm từ những lần trước đó.

Bởi thế, sau khi ra mắt sản phẩm của mình, bạn nên nghe ngóng và theo dõi các phản hồi từ người học để bổ sung những cái còn thiếu, đồng thời loại bỏ những yếu tố thừa thãi, từ đó chuyển đổi sang cách làm phù hợp, hiệu quả và giảm thiểu được nhiều chi phí hơn.

 

Việc triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến một cách phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí

 

Nhìn chung, chìa khóa của việc tiết kiệm chi phí số hóa đào tạo nằm ở 2 chữ “phù hợp”. Không phải cứ làm phức tạp là hay, cũng không phải cứ đơn giản là hiệu quả. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp tự mày mò tìm hiểu và triển khai nhưng không đạt được kết quả mong muốn cũng bởi vì chưa biết cơ cấu như thế nào cho phù hợp (không xác định được nội dung nào thì nên số hóa, nội dung nào thì cần dạy trực tiếp, nên lựa chọn hình thức thể hiện nào, tận dụng tính năng gì của hệ thống phần mềm trong quản lý…). 

 

Những thông tin trong bài viết này chắc hẳn đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những chi phí cần đầu tư cũng như cách thức cơ bản để tối ưu chi phí số hóa bài giảng và xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến e-Learning. Lời khuyên từ các chuyên gia WorkPro là, hãy tìm hiểu thật kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào thực hiện để tránh gặp phải các lãng phí đáng tiếc. Một phương án khác là bạn cũng có thể tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được tư vấn cụ thể, giúp doanh nghiệp xác định được đâu là hướng đi đúng ngay từ đầu.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về số hóa bài giảng E-learning, hãy liên hệ ngay:

Hotline: 0246.290.1166 

Email: contact@workpro.vn

14/09/2021

Đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm những gì?

Giữa bối cảnh dịch bệnh Covid-19 “hoành hành” như hiện nay, khi không ai có thể trả lời chính xác về thời điểm kết thúc của đại dịch, mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp cần tìm cách thích nghi nếu muốn trụ vững. Và bài toán đặt ra bên cạnh duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh là phải tiết kiệm mọi nguồn lực ở mọi khía cạnh, đặc biệt là chi phí. Lúc này, đào tạo trực tuyến nổi lên như một phương pháp thay thế phù hợp giúp đảm bảo duy trì và phát triển chất lượng nguồn nhân sự cho doanh nghiệp một cách an toàn và bền vững nhất.

 

Diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19 đã cho thấy hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, của chuyển đổi số trong dạy và học. Ngay từ những đợt dịch đầu tiên bùng phát tại Việt Nam, nhiều đơn vị đã nhanh chân ứng dụng công nghệ vào đào tạo. Dù còn nhiều hạn chế, nhưng trải qua thời gian, cùng với việc tìm tòi nhiều cách làm mới, những người làm đào tạo đã dần tối ưu được hiệu quả trong việc giảng dạy tại doanh nghiệp của mình thông qua đào tạo trực tuyến.

Đào tạo trực tuyến – phương thức đào tạo không thể thiếu cho doanh nghiệp mùa Covid

 

Đào tạo trực tuyến (hay còn gọi là E-Learning) được hiểu là phương thức học tập thông qua một thiết bị có kết nối mạng với một máy chủ ở nơi khác có lưu trữ sẵn các nội dung học tập dạng số và phần mềm cần thiết để có thể tương tác (hỏi/ yêu cầu/ ra đề) với học viên học trực tuyến từ xa. Giảng viên có thể truyền tải hình ảnh, âm thanh hoặc tài liệu tương tác qua đường truyền băng thông rộng hoặc kết nối không dây (WiFi, WiMAX), mạng nội bộ (LAN). Ở môi trường này, ngoài việc người học và giảng viên có thể tương tác với nhau, hoặc tương tác với hệ thống học trực tuyến. Người học còn có thể tự lựa chọn cho mình những phương thức học tập cũng như lựa chọn các công cụ hỗ trợ tiến trình học tập sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

Chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh McDonald (Anh) giảm được gần 50% chi phí đào tạo năm 2009 nhờ chuyển đổi sang đào tạo trực tuyến

 

Đào tạo trực tuyến giúp giảm thiểu được nhiều loại chi phí, giúp công ty tiết kiệm tối đa mà vẫn có nhiều hoạt động hiệu quả, đảm bảo duy trì và phát triển nguồn nhân sự. Theo một thống kê từ trang web certifyme.net, Ernst & Young (hãng dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp đa quốc gia có trụ sở tại Luân Đôn, Vương quốc Anh) đã cắt giảm chi phí cho đào tạo xuống còn 35% trong khi vẫn duy trì được tính nhất quán, đồng thời tăng khả năng mở rộng, nâng cao các chương trình đào tạo so với trước đây. Năm 2009, chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh McDonald ở Anh cũng đã tuyên bố giảm được gần 50% chi phí đào tạo, tương đương với 1 triệu USD từ khi chuyển sang hình thức đào tạo trực tuyến.

 

Tiết kiệm chi phí tổ chức so với các lớp học truyền thống

Lâu nay, con người đã quen với hình thức học tập có người hướng dẫn. Phương pháp này hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến, nhưng sự phát triển của công nghệ mang đến một góc nhìn khác về học tập. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển, học trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống đào tạo của nhiều doanh nghiệp bởi nó giúp tiết kiệm quá nhiều nguồn lực và chi phí.

Đầu tiên, với hình thức này, người dùng có thể học tập một cách thuận tiện trên mọi thiết bị: máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh. Bạn cũng có thể học ở bất cứ đâu, dù là ở văn phòng, ở nhà hay kể cả… trên xe buýt. Đối với một số khóa học, bằng cách tải trước nội dung bài học về thiết bị, học viên thậm chí có thể học mà không cần đến kết nối Internet.

Chính những sự thuận tiện đó đã giúp tiết kiệm về mặt tiền bạc cho doanh nghiệp. Nhưng bằng cách nào? Đã qua rồi những ngày bạn bắt buộc phải trả tiền cho việc tổ chức các sự kiện đào tạo trong vài ngày. Đào tạo trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí di chuyển, lưu trú, thuê thiết bị/ địa điểm; chuẩn bị tài liệu giấy… Những chi phí này nếu tính ra sẽ là con số không hề nhỏ. Giả sử công ty bạn cần đào tạo hội nhập cho 1000 nhân viên trong 1 năm. Vì đây là đào tạo đầu vào cho các nhân viên nên cần tiến hành ngay sau khi tuyển dụng để giúp họ làm quen, tránh bỡ ngỡ với môi trường mới. Theo đó, nếu có 3 đợt tuyển dụng, mỗi đợt vài trăm người, thì bạn cũng cần tổ chức ít nhất là 3 đợt đào tạo tương ứng, tức là chi phí của mỗi lần đào tạo tự động nhân 3. Không chỉ phòng ốc, vận chuyển, tài liệu, một số đơn vị còn phải thuê giảng viên, đây cũng là một nguồn chi phí rất tốn kém.

Hiện nay, có 2 phương thức đào tạo trực tuyến là trực tiếp và gián tiếp. Trực tiếp nghĩa là giảng viên và học viên cùng online, thông qua một hệ thống phần mềm chat để giảng dạy như cách truyền thống, chỉ khác nhau về không gian giữa người dạy và người học. Phương thức thứ hai là đào tạo gián tiếp, tức là sử dụng các bài giảng đã số hóa (dưới dạng tài liệu bằng văn bản, slide, video, sách báo…) rồi thông qua hệ thống phần mềm chuyên dụng để tiếp cận bài học.

Tùy theo hình thức mà các chi phí cần thiết có thể khác nhau. Nếu sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến theo hình thức giảng trực tiếp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí phòng ốc cũng như chi phí đi lại. Hiện nay có nhiều phần mềm chat miễn phí cho phép nhiều người học cùng lúc với chất lượng tương đối tốt nên doanh nghiệp không cần đầu tư quá nhiều chi phí cho hình thức này.

Còn nếu lựa chọn cách đào tạo gián tiếp thông qua các bài giảng được số hóa, ngoài tiết kiệm chi phí địa điểm và đi lại, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm được về cả chi phí thuê giảng viên, chỉ cần ghi hình 1 lần là có thể dùng được nhiều lần. Trong nhiều trường hợp, các khóa học này thậm chí không cần đến sự xuất hiện của giảng viên. Nếu áp dụng hình thức đào tạo thứ 2 này, doanh nghiệp cần bỏ chi phí đầu tư ban đầu để xây dựng hệ thống bài giảng số hóa cũng như hệ thống phần mềm học tập, tuy nhiên chi phí này về lâu về dài chỉ bằng một phần nhỏ so với những gì doanh nghiệp có thể nhận lại (về khả năng tiết kiệm chi phí cũng như chất lượng đào tạo). Việc số hóa bài giảng cho phép sản xuất và thể hiện các nội dung bám sát nhu cầu người học một cách sinh động, thú vị (thông qua video đồ họa, audio, hình ảnh trực quan…), giúp học viên hứng thú hơn với các khóa đào tạo vốn vẫn được nhiều người cho rằng khá nhàm chán trước đây. Đồng thời, với hệ thống đào tạo trực tuyến này, những nhà đào tạo có thể dễ dàng kiểm soát trình độ của học viên, biết được họ đang ở đâu, khả năng học tập thế nào, từ đó dễ dàng điều chỉnh bài giảng cho phù hợp. Việc mở rộng quy mô đào tạo, tăng số lượng học viên mà không cần giải quyết vấn đề địa điểm phòng học hay các phương tiện giảng dạy lúc này cũng không còn là một bài toán lớn. 

Giảm thời gian học tập, tăng thời gian làm việc, tăng doanh thu

Ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc, việc chuyển đổi sang hình thức đào tạo trực tuyến cũng có thể đem lại hiệu quả tiết kiệm rất lớn về thời gian học tập của nhân viên. Hãy cùng lấy 1 ví dụ để bạn dễ hình dung, hãng dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp đa quốc gia Ernst & Young đã thay đổi 2.900 giờ học trực tiếp thành 700 giờ học trên nền tảng web, 200 giờ học từ xa và 500 giờ học trực tiếp, tương đương với cắt giảm khoảng 52% chi phí. Không cần suy nghĩ nhiều, bất cứ ai cũng có thể thấy đây là một con số quá lớn. Tiết kiệm thời gian cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được tiền bạc và tập trung cao hơn vào lao động sản xuất, tăng doanh thu.

Đào tạo trực tuyến giúp tăng năng suất lao động nhờ giảm thiểu thời gian học tập cho nhân viên

 

Năng suất lao động và doanh thu ổn định, ít bị ảnh hưởng khi cán bộ, nhân viên tham gia khóa học vì đào tạo trực tuyến giúp tận dụng tối đa thời gian của cả người dạy và người học. Điều này giúp giảm thiểu ảnh hưởng tới năng suất lao động của nhân viên (khi phải vừa học vừa làm). Giả sử, một ngân hàng lớn cần thực hiện khóa đào tạo nhân viên mới cho gần 1.000 cán bộ trên toàn hệ thống trong vòng 2 tháng. Với số lượng học viên lớn như vậy, để thực hiện đào tạo truyền thống có hiệu quả với nguồn giảng viên nội bộ eo hẹp sẽ mất tối thiểu là 1 năm, chưa kể đến chi phí và thời gian đi lại giữa các địa bàn. Như vậy, không chỉ tốn kém về chi phí mà năng suất lao động cũng chắc chắn bị ảnh hưởng.

Ngoài ra, áp dụng đào tạo trực tuyến giúp tăng hiệu quả đầu tư của công ty cho hoạt động đào tạo do bài giảng/khóa học có thể được sử dụng nhiều lần. Theo thời gian, những tài liệu đào tạo này sẽ là một kho kiến thức khổng lồ về ngành nghề của công ty.

Trong bối cảnh dịch bệnh còn diễn biến phức tạp như hiện nay, doanh nghiệp càng chuyển đổi nhanh thì khả năng duy trì và phát triển càng lớn. “Trong nguy có cơ”, bạn hãy là người tiên phong biến khó khăn thành cơ hội.

Hoàng Thanh.

Nhóm tư vấn số hóa nội dung.

24/08/2021

Lý do khiến nhiều nhân viên mới bỏ việc

Nhân viên mới thường xuyên nghỉ việc ngay trong những tháng làm việc đầu tiên (thậm chí nghỉ ngay sau vài ngày) là một thất bại lớn trong việc quản lý nhân sự nói chung của mọi doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn đã từng rơi vào tình trạng tương tự, đã đến lúc cần nghiêm túc xem xét lại những gì bạn đã thực hiện trong giai đoạn này.

 

Việc nhân viên mới nghỉ việc đem lại nhiều tiêu cực cho doanh nghiệp. Không chỉ lãng phí nhiều nguồn lực (tiền bạc, thời gian, công sức tuyển dụng và đào tạo), doanh nghiệp bạn còn phải đối mặt với một tỷ lệ nghỉ việc khủng khiếp mà hệ lụy của điều này là gây ra hiệu ứng lan truyền, ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần đồng đội và lòng tin của các nhân viên khác. Thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn từ đó cũng bị ảnh hưởng không nhỏ. Chẳng có ứng viên nào lại mong muốn ứng tuyển vào một công ty mà tỷ lệ nghỉ việc cao chót vót bởi điều đó ngầm khẳng định rằng họ cũng có thể không trụ lại được lâu.

Nhân viên mới thường xuyên nghỉ việc khiến uy tín tuyển dụng của doanh nghiệp giảm đáng kể

 

BambooHR, một nhà cung cấp phần mềm hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hoa Kỳ, đã làm một nghiên cứu về v

iệc định hướng và đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Công ty này khảo sát 1000 nhân viên về việc cái gì là quan trọng với họ khi bắt đầu một công việc mới.

Cuộc khảo sát cho thấy các cuộc gặp định hướng, tài liệu in, video và đào tạo trên máy tính đều đạt tiêu chuẩn, nhưng ngược lại, các phương pháp định hướng thì lại gặp phải sai lầm. Các nhân viên mới rời bỏ công ty trong 6 tháng đầu tiên với một tỷ lệ hết sức đáng báo động.

Theo thống kê, tỷ lệ nghỉ việc theo thời điểm là như sau: 16,45% nghỉ sau 1 tuần, 17,42% nghỉ sau 1 tháng, 16,77% nghỉ sau 2 tháng, 17,42% nghỉ sau 3 tháng, 10,97% nghỉ sau 4 tháng, 5,48% nghỉ sau 5 tháng, 14,48% nghỉ sau 6 tháng.

Đa số những người được hỏi rời bỏ công việc của mình đều ở các vị trí sơ cấp (43%) hoặc trung cấp (38%), rất ít người ở vị trí cấp cao.

 

Tại sao tỷ lệ nghỉ việc trong 6 tháng đầu lại cao đến vậy?

Những con số đáng giật mình kể trên đặt ra một câu hỏi: Tại sao nhân viên mới rời bỏ công ty nhiều như vậy trong 6 tháng đầu làm việc? Theo khảo sát của BambooHR, một số lý do chủ yếu bao gồm việc các nhân viên mới cảm thấy họ bị bỏ rơi, bị quá tải, bị đánh giá thấp hoặc cho rằng bản thân không đủ tiêu chuẩn. 

Ngoài ra, số khác (ít hơn) các nhân viên nghỉ việc vì các lý do như họ đổi ý về loại công việc, công việc không giống với mong đợi, không được đào tạo đủ, công việc thực tế kém vui so với tưởng tượng, không hài lòng với sếp… Đặc biệt, thống kê này không hề đề cập đến bất cứ trường hợp nào nghỉ việc vì lý do mức lương.

 

Phải làm sao để nhân viên mới muốn gắn bó lâu dài với công ty?

Xét về gốc rễ của vấn đề, đương nhiên để một nhân viên ở lại và gắn bó với doanh nghiệp thì cần rất nhiều yếu tố như sự phù hợp với công việc, mức lương, chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc,… Những điều đó liên quan đến cả một hệ thống hoạt động của doanh nghiệp, cần nhiều thời gian để xây dựng. Tuy nhiên, nếu thiết lập được một quy trình onboarding (nhập môn cho nhân viên mới) phù hợp sẽ giúp đem lại hiệu quả lớn trong việc giữ chân nhân viên mới thay vì cứ đổ lỗi cho mức lương không phù hợp hay cơ sở vật chất “kém sang”.

Nhập môn cho nhân viên mới là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc sau này.

– Dù ít hay nhiều, ai cũng sẽ cảm thấy lạc lõng với môi trường mới. Nhân viên lúc này rất cần một sự giao tiếp từ quản lý để nắm rõ công việc của mình và hình dung ra được những kết quả làm việc của họ sẽ đóng góp như thế nào tới thành công chung của tập thể.

Trong giai đoạn tiếp xúc đầu tiên, hãy đưa nhân viên mới đi giới thiệu với các phòng ban và công ty một cách rõ ràng, điều này sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng hơn nhiều so với việc để họ tự bước đến chỗ ngồi một mình dưới ánh nhìn tò mò và dò xét của mọi người xung quanh. 

– Định hướng và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu: Ngay trong tuần đầu tiên, để nhân viên tìm hiểu về công ty, ta có thể cung cấp cho họ cuốn Sổ tay nhân viên. Đây là tài liệu quan trọng và cần thiết, bao gồm các nội dung: tổng quan về công ty, văn hóa công ty, các yêu cầu và quy định cần tuân thủ. Sổ tay nhân viên cần được thiết kế rõ ràng, mạch lạc và có tổ chức. Nếu có thể làm hấp dẫn thì sẽ càng đem lại hiệu quả cao hơn.

Sổ tay nhân viên sẽ giúp nhân viên mới làm quen với văn hóa công ty: Cơ cấu phòng ban, cách thức hoạt động và quy trình, chuyên môn làm việc ở mỗi doanh nghiệp không hề giống nhau: có người vốn đã quen làm việc độc lập nhưng khi chuyển sang công ty mới lại phải hoạt động teamwork rất nhiều; hay có người thường xuyên làm việc với cách thức cầm tay chỉ việc nay lại đột nhiên phải “tự bơi”… điều này khiến cho họ có nguy cơ bị shock văn hóa nếu không được hướng dẫn làm quen.

Một việc quan trọng nữa trong cuốn sổ tay nhân viên có chia sẻ là tầm nhìn – sứ mệnh, văn hóa và những giá trị quan trọng của doanh nghiệp. Những thông tin này tưởng như không quan trọng nhưng nó lại có tác động về tinh thần rất lớn, giúp cho ứng viên cảm thấy tin tưởng vào công ty mà họ sắp làm việc, truyền cảm hứng cho những phấn đấu đầu tiên.

– Trao đổi thẳng thắn, rõ ràng về công việc: Sau màn chào đón và định hướng ban đầu của tuần đầu tiên, nhà quản lý cần trao đổi để giúp nhân viên mới hiểu được rõ hơn vai trò, vị trí của mình trong công ty. Điều này sẽ giúp họ tránh được cảm giác bất lực và bơ vơ khi “không biết mình đang làm gì ở đây”, dẫn đến chán nản và nhanh chóng bỏ cuộc vì thấy bản thân vô dụng, không đóng góp được gì cho tập thể.

Được phân công người hướng dẫn sẽ giúp ích rất nhiều cho nhân viên mới trong việc làm quen với môi trường làm việc mới

 

– Chính sách người hướng dẫn (mentor): Một người mới nhiều khi sẽ rất ngại khi phải bắt chuyện làm quen với các đồng nghiệp mới để hỏi hoặc nhờ vả xử lý những vấn đề gặp phải, vì thế, có một người để hỗ trợ trong lúc này sẽ khiến họ bớt bỡ ngỡ hơn rất nhiều. Nếu không thể trực tiếp đảm nhận vai trò này, nhà quản lý nên phân công một người đồng nghiệp giúp đỡ họ thích nghi với môi trường và những công cụ làm việc mới.

– Đầu tư vào đào tạo: Trong quá trình làm việc, các nhân viên mới cũng cần được thường xuyên đào tạo kiến thức và kỹ năng thông qua các khóa học, các buổi training… để lấp đầy những chỗ còn yếu. Các khóa đào tạo này đặc biệt quan trọng, cần phải được tổ chức chu đáo, kỹ lưỡng và bao gồm đánh giá, định hướng cụ thể.

Bên cạnh đó, xây dựng Lộ trình đào tạo và thăng tiến (trong tương lai gần và xa), tiến hành liên tục việc đào tạo kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong cả quá trình làm việc là điều không thể thiếu nếu muốn giữ chân ứng viên, điều này cũng giúp chính bản thân doanh nghiệp phát triển được một nhân viên chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc được giao. 

– Cần tạo ra một môi trường thân thiện và tương hỗ giữa các thành viên. Việc này không chỉ giúp nhân viên mới cảm thấy bớt cô đơn giữa môi trường mới mà còn là một nét văn hóa tích cực. Đương nhiên đây là một việc làm lâu dài, nhưng nếu phát triển được văn hóa hỗ trợ cùng tiến lên thì doanh nghiệp sẽ phát triển rất bền vững, đặc biệt, tỷ lệ nghỉ việc cũng nhờ đó có thể giảm đi đáng kể.

Nhìn chung, giao tiếp chính là chìa khóa để giữ chân người lao động: Một nhân viên có thể thấy ấn tượng và cảm thấy muốn gắn bó với công ty bao nhiêu… phụ thuộc vào cách mà họ được đối xử. Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo, những người quản lý cần chủ động giao tiếp và trao đổi một cách thẳng thắn, chân thành với nhau và với các nhân viên của mình để tìm ra tiếng nói chung và nhanh chóng loại bỏ các rào cản (nếu có). Chỉ cần làm được điều này, doanh nghiệp đã có thể cải thiện đáng kể tình trạng nghỉ việc của nhân viên.

Hoàng Vân

Ban đào tạo WorkPro.

 

31/07/2021

Tạp chí Nhật đăng bài giới thiệu WorkPro

Cùng với Vietnam Works và Kumon, WorkPro vừa mới hân hạnh được tạp chí nổi tiếng của Nhật là ACCESS giới thiệu về các dịch vụ đào tạo nổi bật trong giai đoạn hiện nay. Được biết tạp chí này phát triển lâu đời tại Nhật và đã mở rộng hoạt động sang các nước Đông Nam Á trong hàng chục năm qua, chuyên cung cấp các thông tin liên quan tới đầu tư và quản trị doanh nghiệp, cũng như các thông tin giúp cho chuyên gia Nhật Bản được tiện lợi hơn trong quá trình sống và làm việc tại các nước như Việt Nam.

Ở số tháng 6/ 2021 (phát hành 10,000 bản in), trong khi tình hình dịch Covid-19 vẫn đang có những ảnh hưởng tiêu cực tới cuộc sống con người và hoạt động sản xuất kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam, ACCESS chỉ ra điểm tích cực là các bậc phụ huynh đặc biệt lưu tâm tới giáo dục cho con trẻ, còn doanh nghiệp thì dường như cố gắng hơn trong hoạt động đào tạo kỹ năng cho nhân viên cho dù nguồn lực ít nhiều đang bị ảnh hưởng khi kinh doanh đi xuống… Tạp chí tiếng Nhật giật tít từ trang bìa “Giáo dục và đào tạo đang rất HOT tại Việt Nam”, đồng thời tích cực giới thiệu hình thức đào tạo Blended, là cách mà WorkPro cung cấp các khóa học kỹ năng E-learning rồi kết hợp với huấn luyện kèm cặp cho nhân viên của các doanh nghiệp dưới hình thức Offline hoặc vẫn có thể qua các ứng dụng Online như Zoom, Team…

 

Trao đổi với ông Takahashi, trưởng biên tập tạp chí ACCESS tại Việt Nam, ban giám đốc WorkPro cũng chia sẻ sẽ cho ra mắt chùm khóa học mới, tập trung giúp phát triển kỹ năng cho nhân viên trẻ tại các doanh nghiệp với các khóa học chọn lọc như Tác phong làm việc chuyên nghiệp, Kỹ năng làm việc Nhóm, 5S văn phòng, Tự chủ công việc, HORENSO… Chùm khóa học/ Combo khóa học dành cho nhân viên trẻ này với những bài học được số hóa bài bản, với nhiều bài tập, kiểm tra kiến thức được kỳ vọng sẽ cải thiện khả năng áp dụng trên thực tế đối với người học.

 

Ngay sau khi bài báo được đăng, WorkPro đã nhận được rất nhiều liên lạc và sự quan tâm của các doanh nghiệp Việt Nam. Chùm khóa học trên sẽ chỉ được cung cấp cho các doanh nghiệp từ tháng 9 năm nay, nhưng trong khi chờ đợi nhiều doanh nghiệp Nhật Bản (tại Việt nam) đã ký kết hợp đồng đào tạo thường xuyên với WorkPro với nhiều nội dung cơ bản như Tác phong làm việc, 5S, PDCA, Giải quyết vấn đề, Kỹ năng quản lý chuyên nghiệp…

 

Đáp lại kỳ vọng lớn từ cộng đồng doanh nghiệp, WorkPro sẽ tập trung cao độ, liên tục đưa ra các khóa học, các sản phẩm số hóa cũng như các dịch vụ tư vấn tốt nhất, giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao và nhanh chóng trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

*LINK bài báo ACCESS (phiên bản Online/ tiếng Nhật) giới thiệu WorkPro xem tại đây

 

Hoàng Vân.

Ban đào tạo.

19/07/2021

Hướng dẫn quy trình chuẩn về đào tạo nhân viên mới

Vẫn biết việc đào tạo cho nhân viên mới là quan trọng, nhưng thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp lại chưa biết cách làm sao để thực hiện một cách bài bản và hiệu quả, dẫn đến lãng phí nhiều nguồn lực và tiền bạc. Chính vì thế, trong bài viết này, WorkPro sẽ giúp bạn hình dung được các bước chuẩn của một quy trình đào tạo nhân viên mới.

 

Các tiêu chí khi thiết kế quy trình đào tạo nhân viên mới

Để đảm bảo việc đào tạo nhân viên mới đem lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề trước khi chính thức bắt tay vào thực hiện. Các tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo bao gồm:

Đầu tiên, ta đi trả lời câu hỏi thứ nhất của nhân viên: Tôi làm việc gì? Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Do đó, nhân viên mới cần phải định hướng được công việc một cách rõ ràng ngay từ khi mới bắt đầu vào làm việc. Đối với vấn đề này, các chuyên gia nhân sự trong công ty cần có biện pháp để giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu công việc để làm nền tảng tăng tốc, bứt phá trong các giai đoạn về sau. Nếu doanh nghiệp thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty sẽ được tiết kiệm rất nhiều.

Cần nắm rõ các tiêu chí để xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới được hiệu quả

Tiêu chí thứ hai ta cần quan tâm chính là làm sao để nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hoá công ty. Ở đây ta trả lời câu hỏi thứ 2: Tôi làm việc ở đâu? Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết tổng quan về lịch sử, tầm nhìn – sứ mệnh, những giá trị cốt lõi, văn hoá cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để thực hiện đúng và hòa chung một nhịp với cả tập thể. Bên cạnh đó, họ cũng cần biết mình sẽ làm việc với những ai và có thể liên hệ ai khi cần hỗ trợ. Điều này tưởng không quan trọng nhưng lại quan trọng không tưởng vì nếu không có nó, nhân viên mới rất dễ bị cô lập.

Tiếp theo, nhân viên mới cần nắm bắt được các kỹ năng làm việc cần thiết. Khi đó, họ sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, tạo tâm lý thoải mái vì cảm thấy năng lực của mình phù hợp với vị trí được giao, từ đó yên tâm công tác. Khi biết mình cần gì để làm tốt công việc, họ cũng sẽ có kế hoạch riêng để phát triển bản thân trong tương lai. Tại đây, câu hỏi thứ 3 “Làm như thế nào” tìm được lời giải đáp.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới tốt còn phải đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm nguồn lực cho công ty (bao gồm tiền bạc và thời gian của người hướng dẫn/người quản lý). Bài toán của doanh nghiệp đặt ra là làm sao cân bằng giữa chất lượng và chi phí bỏ ra.

 

Các bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo khác nhau để phù hợp với đặc thù công việc cũng như điều kiện của đơn vị mình. Tuy nhiên về cơ bản, quy trình đào tạo nhân viên mới thường được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chào đón nhân viên mới – Chuẩn bị môi trường làm việc sẵn sàng

Sau quá trình tuyển dụng, khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị chu đáo và chào đón nhân viên mới. Cần chuẩn bị từ những việc cơ bản như: máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, email công ty, bản mô tả công việc,…cho đến kế hoạch đào tạo cụ thể.

Tiếp đó, việc chào đón cũng cần được chuẩn bị cụ thể để giúp nhân viên mới thấy được sự thân thiện và thoải mái, dễ dàng hơn trong việc hòa nhập. Đây cũng là cách để thể hiện văn hóa của doanh nghiệp. Thông thường, việc chào đón này được thực hiện trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới. 

Chuyên viên nhân sự có thể đưa nhân viên mới đi giới thiệu, giúp họ nắm được thông tin của các bộ phận và có cái nhìn tổng quan về công ty. Bên cạnh đó, có thể tổ chức một buổi tiệc đơn giản (liên hoan ngọt chẳng hạn) để giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Trong ngày đầu tiên này, việc tặng một món quà lưu niệm nhỏ mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp cũng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên mới.

Bước 2: Tổ chức chương trình đào tạo và định hướng chung về hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu của bước này là để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cần thiết về doanh nghiệp. Trong đó, các quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị nội dung đào tạo bao gồm: Tổng quan về công ty như lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động, thành tựu nổi bật, cơ cấu tổ chức, các quy định, nguyên tắc hoạt động của công ty như giờ làm việc, quy định về trang phục, thái độ làm việc, tác phong trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên; và quy trình làm việc, hệ thống thông tin liên hệ…

Giờ đây, việc đào tạo nhân viên mới có thể được thực hiện offline, online hoặc kết hợp cả 2 hình thức

 

Thông thường, việc này được thực hiện ngay trong tuần đầu đi làm của nhân viên mới thông qua các chương trình đào tạo trực tiếp (gặp mặt, hướng dẫn tại chỗ) hoặc đào tạo gián tiếp thông qua việc cung cấp các tài liệu (văn bản, video hay hiện đại hơn là khóa học online…)

Tài liệu đào tạo cũng có thể được gửi trước khi vào làm việc để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên mới nắm bắt tình hình công việc nhanh hơn.

Bước 3: Đào tạo kỹ năng chuyên môn

Khi được tuyển dụng, các nhân viên có thể có hoặc chưa có kinh nghiệm/ kiến thức liên quan đến công việc mới. Ngay cả đối với những người đã có kinh nghiệm, việc thiếu hụt một vài kỹ năng cũng là chuyện hết sức bình thường. Chính vì thế, việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới là hết sức cần thiết để giúp xây dựng một đội ngũ nhân sự hùng mạnh cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, tùy theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Chẳng hạn đối với nhân viên kinh doanh, nội dung đào tạo xoay quanh kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp khách hàng, hiển thị và giải thích các báo cáo theo dõi KPI của một nhân viên kinh doanh hoặc của nhóm… Trong khi đó, một nhân viên kế toán – tài chính mới lại cần được tập trung đào tạo kỹ năng, thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận trong việc ghi chép sổ sách, chứng từ và chịu trách nhiệm về các chứng từ mình đã làm. Còn đối với các nhân viên cấp quản lý thì lại khác, đây là bộ phận đầu não trong việc điều phối và xử lý công việc trong nhóm, phòng ban, công ty. Vì vậy, khi đào tạo nhân viên mới cho bộ phận này cần kích thích năng lực sáng tạo, điều phối, xử lý tình huống khôn khéo…v.v…

 

Việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới sẽ được tiến hành dần trong quá trình làm việc, sắp xếp tùy biến theo yêu cầu công việc của các bộ phận trong công ty.

Bước 4: Đánh giá

Có một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua trong quy trình đào tạo nhân viên mới, đó là bước đánh giá. Tuy nhiên, WorkPro xin nhấn mạnh đây là một bước quan trọng. Nhưng tại sao lại cần phải đánh giá?

Việc đánh giá lại chương trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về chất lượng và mức độ phù hợp của chương trình đào tạo, nhìn nhận được chính xác năng lực thực tế của nhân viên cũng như định hướng nghề nghiệp theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới để phát huy tốt hơn trong tương lai.

Để thực hiện việc đánh giá, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các bài kiểm tra kiến thức và kỹ năng tương ứng với chương trình đào tạo mà nhân viên mới đã được học. Đồng thời, sau khi kết thúc, quản lý cũng như bộ phận nhân sự cần trao đổi cụ thể hơn với nhân viên để lắng nghe chia sẻ, đóng góp từ họ.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nhân viên mới, hãy liên hệ ngay: 

Hotline: 0246 290 1166 

Email: contact@workpro.vn

15/07/2021

Đào tạo nhân viên mới và 5 sai lầm phổ biến thường gặp nhất

Những sai lầm dưới đây là liều thuốc độc khiến các chương trình đào tạo nhân viên mới của bạn thất bại thảm hại, không những không đem lại hiệu quả mà còn tiêu tốn vô số tiền bạc và nguồn lực của doanh nghiệp.

 

  1. Chương trình đào tạo không bám sát nhu cầu thực tế của người học

Thông thường, các chương trình đào tạo cho nhân viên mới sẽ được thực hiện bởi bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, do không phải là người trực tiếp xử lý công việc chuyên môn nên nhiều khi những chương trình đưa ra không sát với thực tế, không những không lấp đầy được sự thiếu hụt về kiến thức cần thiết mà lại gây áp lực lên nhân viên do họ vừa phải tìm cách xoay sở để hoàn thành công việc, lại vừa phải “học những thứ không đâu”.

Thực tế cho thấy, rất nhiều nhà quản lý có quan điểm là nhân viên cần chủ động tìm tòi học hỏi nên đã bỏ mặc họ khi mới chân ướt chân ráo vào tổ chức hoặc áp đặt việc họ phải học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới cần thiết cho công việc theo sự sắp xếp của công ty. Thực tế, thông qua thái độ, hành động và cách quản lý, nhân viên sẽ dễ dàng phân biệt được sếp có thực sự quan tâm đến họ hay chỉ coi trọng những giá trị mà họ mang lại. 

Đôi khi, các nhà quản lý đừng nên quá chú trọng vào những yêu cầu, trách nhiệm công việc mà nhân viên mới phải đảm nhận mà hãy bỏ thêm thời gian quan sát và đặt câu hỏi cho nhân viên của mình rằng “Họ cảm thấy như thế nào? Họ thực sự cần điều gì?”. Hiểu được cảm nhận của nhân viên chính là yếu tố đầu tiên quan trọng nhất trước khi bước vào các chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới mà nhiều nhà quản lý thường bỏ ngỏ.

Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát để nhân viên mới có cơ hội nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình. Bằng cách thể hiện sự quan tâm thật sự, họ cũng sẽ mở lòng thành thật hơn với bạn. Đó cũng là bí quyết để giao tiếp hiệu quả và giữ được sự gắn kết giữa nhân viên với tổ chức.

 

2. Quá tải số chương trình đào tạo

Trong một doanh nghiệp có nhiều vị trí công việc, mỗi vị trí đều cần những kiến thức, kỹ năng quan trọng. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng giống nhân viên nào vì có thể người này thiếu cái này nhưng người kia lại thiếu cái khác. Cùng làm ở bộ phận bán hàng nhưng nhân viên A đã có kinh nghiệm về giao tiếp với khách hàng, còn nhân viên B thì chưa. Trong trường hợp này, nếu yêu cầu cả 2 người cùng học thêm khóa giao tiếp khách hàng thì không thực sự hợp lý. Quan điểm là ai thiếu cái gì thì nên bổ sung cái đó.

Việc sắp xếp quá nhiều chương trình đào tạo sát nhau khiến nhân viên mới bị quá tải và chịu nhiều áp lực

 

Bên cạnh đó, dù công nhận rằng mỗi vị trí, phòng ban cần nhiều chương trình đào tạo về các kiến thức/ kỹ năng khác nhau nhưng việc sắp xếp quá nhiều khóa học trong một thời gian ngắn có thể khiến nhân viên bị áp lực khi song song vẫn phải hoàn thành tốt các công việc của mình trong quỹ thời gian có hạn. Điều đó khiến cho họ có tâm lý e ngại việc tham gia các khóa đào tạo.

Để nâng cao hiệu quả đào tạo, hãy sắp xếp các chương trình đào tạo theo thứ tự ưu tiên (tuân theo ma trận ưu tiên): bắt đầu với những khóa học quan trọng và cần thiết nhất đối với mỗi vị trí công việc, tiếp theo là những khóa học quan trọng nhưng chưa thực sự cần thiết, những khóa học phát triển kỹ năng cá nhân, tạm thời loại bỏ bớt những khóa học ít quan trọng hơn…. Bên cạnh đó, lộ trình đào tạo cũng cần được sắp xếp hợp lý để khơi gợi nhu cầu học tập của nhân viên và nâng cao hiệu quả ghi nhớ kiến thức. Hiện tại, song song với phương pháp đào tạo truyền thống là tổ chức các lớp học trực tiếp, nhiều đơn vị đã bắt đầu sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến LMS. Hệ thống này cho phép nhân viên chủ động học tập trong khoảng thời gian  và địa điểm phù hợp, với tốc độ mà họ cảm thấy thoải mái.

 

3. Chỉ học lý thuyết mà không được thực hành, tương tác

Thực trạng nhân viên ngáp ngắn ngáp dài trong các lớp đào tạo nội bộ xưa nay không phải là chuyện hiếm, chính bởi sự thụ động trong việc tiếp thu kiến thức: giảng viên trên bảng cứ nói, học viên ở dưới chỉ có nghe, còn hiểu đến đâu, nghe được bao nhiêu thì không cần biết. Để giải quyết vấn đề này, việc học phải đi đôi với hành, trong các khóa học cần có những tình huống thực tế để nhân viên cảm thấy hứng thú và biết được họ cần làm thế nào nếu gặp phải những tình huống đó. Một khóa học chỉ gồm kiến thức lý thuyết, không có thực hành thì hiệu quả sẽ không cao, cho dù nội dung bài giảng được đầu tư kỹ càng đến mấy. 

Học quá nhiều lý thuyết mà không được thực hành khiến nhiều người khó giữ tỉnh táo trước cám dỗ mang tên “buồn ngủ”

 

Có nhiều cách để giúp học viên ghi nhớ kiến thức nhanh hơn, chẳng hạn như đưa vào bài học các tình huống thực tế thông qua kể chuyện trực tiếp hoặc cho đọc tài liệu, xem video… Tuy nhiên trong một số trường hợp, những kiến thức muốn ghi nhớ sâu thì đòi hỏi cần phải có sự tương tác. Để làm được điều này, ta cần tạo dựng các tình huống giả định và cho nhân viên tham gia trực tiếp, điều này sẽ giúp họ hình thành các kỹ năng xử lý tình huống, có hứng thú với khóa học, từ đó mang lại hiệu quả đào tạo tốt nhất.

 

4. Nội dung đào tạo không phù hợp

Một sai lầm phổ biến nữa của nhiều doanh nghiệp khi đào tạo nhân viên mới là xây dựng nội dung quá dễ, quá khó hoặc sử dụng những kiến thức đã lỗi thời. Việc này đem lại nhiều lãng phí trong công tác đào tạo nhưng lại là lỗi khá thường gặp ở các doanh nghiệp. Nếu kiến thức quá dễ, nhân viên sẽ không có hứng thú học tập, nếu kiến thức quá khó, họ sẽ không thể bắt kịp dẫn đến chán nản, còn nội dung lỗi thời đương nhiên sẽ không mang lại giá trị.

Lời giải cho bài toán này chính là trước khi lên các nội dung đào tạo, bộ phận đào tạo (L&D) cần phải tham khảo ý kiến của những người quản lý trực tiếp (trưởng nhóm, trưởng bộ phận) và của chính nhân viên về những nội dung cần thiết cho công việc cần được bổ sung kiến thức. Đó là cơ sở quan trọng để xây dựng được các chương trình đào tạo mang lại lợi ích thực sự cho nhân viên và doanh nghiệp.

Không chỉ thế, thị trường, công nghệ và những quy định, luật pháp… ngày càng biến đổi với tốc độ chóng mặt, đòi hỏi nội dung đào tạo của doanh nghiệp cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với xu thế. Điều này đảm bảo cho nhân viên luôn nhận được những kiến thức mới, cần thiết để xử lý công việc, đồng thời tránh được những trường hợp do thiếu hụt kiến thức dẫn đến các hành vi vi phạm pháp luật, gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

 

5. Không có hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả học tập của nhân viên cũng như hiệu quả của chương trình đào tạo

Xưa nay, nhiều doanh nghiệp vẫn làm đào tạo mà không có sự đo lường về hiệu quả của các chương trình. Việc không đánh giá kết quả giống như đi dò dẫm trong bóng đêm mà không có đèn đường dẫn bước, rất dễ khiến chúng ta lạc lối. Cứ nhắm mắt đào tạo mà không quan tâm học viên tiếp thu được bao nhiêu, có nắm được kiến thức không, kỹ năng họ nhận được có hữu ích không, hay cách truyền tải có thực sự phù hợp… là một phương án chứa đầy tính may rủi. Nếu may mắn, việc đào tạo vẫn tốt và đi đúng hướng, nhưng nếu không, nó sẽ khiến bạn tốn kém rất nhiều thời gian và nguồn lực.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nhân viên mới, hãy liên hệ ngay: 

Hotline: 0246 290 1166 

Email: contact@workpro.vn

10/07/2021