Lý do khiến nhiều nhân viên mới bỏ việc

Nhân viên mới thường xuyên nghỉ việc ngay trong những tháng làm việc đầu tiên (thậm chí nghỉ ngay sau vài ngày) là một thất bại lớn trong việc quản lý nhân sự nói chung của mọi doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn đã từng rơi vào tình trạng tương tự, đã đến lúc cần nghiêm túc xem xét lại những gì bạn đã thực hiện trong giai đoạn này.

 

Việc nhân viên mới nghỉ việc đem lại nhiều tiêu cực cho doanh nghiệp. Không chỉ lãng phí nhiều nguồn lực (tiền bạc, thời gian, công sức tuyển dụng và đào tạo), doanh nghiệp bạn còn phải đối mặt với một tỷ lệ nghỉ việc khủng khiếp mà hệ lụy của điều này là gây ra hiệu ứng lan truyền, ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần đồng đội và lòng tin của các nhân viên khác. Thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn từ đó cũng bị ảnh hưởng không nhỏ. Chẳng có ứng viên nào lại mong muốn ứng tuyển vào một công ty mà tỷ lệ nghỉ việc cao chót vót bởi điều đó ngầm khẳng định rằng họ cũng có thể không trụ lại được lâu.

Nhân viên mới thường xuyên nghỉ việc khiến uy tín tuyển dụng của doanh nghiệp giảm đáng kể

 

BambooHR, một nhà cung cấp phần mềm hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hoa Kỳ, đã làm một nghiên cứu về v

iệc định hướng và đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Công ty này khảo sát 1000 nhân viên về việc cái gì là quan trọng với họ khi bắt đầu một công việc mới.

Cuộc khảo sát cho thấy các cuộc gặp định hướng, tài liệu in, video và đào tạo trên máy tính đều đạt tiêu chuẩn, nhưng ngược lại, các phương pháp định hướng thì lại gặp phải sai lầm. Các nhân viên mới rời bỏ công ty trong 6 tháng đầu tiên với một tỷ lệ hết sức đáng báo động.

Theo thống kê, tỷ lệ nghỉ việc theo thời điểm là như sau: 16,45% nghỉ sau 1 tuần, 17,42% nghỉ sau 1 tháng, 16,77% nghỉ sau 2 tháng, 17,42% nghỉ sau 3 tháng, 10,97% nghỉ sau 4 tháng, 5,48% nghỉ sau 5 tháng, 14,48% nghỉ sau 6 tháng.

Đa số những người được hỏi rời bỏ công việc của mình đều ở các vị trí sơ cấp (43%) hoặc trung cấp (38%), rất ít người ở vị trí cấp cao.

 

Tại sao tỷ lệ nghỉ việc trong 6 tháng đầu lại cao đến vậy?

Những con số đáng giật mình kể trên đặt ra một câu hỏi: Tại sao nhân viên mới rời bỏ công ty nhiều như vậy trong 6 tháng đầu làm việc? Theo khảo sát của BambooHR, một số lý do chủ yếu bao gồm việc các nhân viên mới cảm thấy họ bị bỏ rơi, bị quá tải, bị đánh giá thấp hoặc cho rằng bản thân không đủ tiêu chuẩn. 

Ngoài ra, số khác (ít hơn) các nhân viên nghỉ việc vì các lý do như họ đổi ý về loại công việc, công việc không giống với mong đợi, không được đào tạo đủ, công việc thực tế kém vui so với tưởng tượng, không hài lòng với sếp… Đặc biệt, thống kê này không hề đề cập đến bất cứ trường hợp nào nghỉ việc vì lý do mức lương.

 

Phải làm sao để nhân viên mới muốn gắn bó lâu dài với công ty?

Xét về gốc rễ của vấn đề, đương nhiên để một nhân viên ở lại và gắn bó với doanh nghiệp thì cần rất nhiều yếu tố như sự phù hợp với công việc, mức lương, chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc,… Những điều đó liên quan đến cả một hệ thống hoạt động của doanh nghiệp, cần nhiều thời gian để xây dựng. Tuy nhiên, nếu thiết lập được một quy trình onboarding (nhập môn cho nhân viên mới) phù hợp sẽ giúp đem lại hiệu quả lớn trong việc giữ chân nhân viên mới thay vì cứ đổ lỗi cho mức lương không phù hợp hay cơ sở vật chất “kém sang”.

Nhập môn cho nhân viên mới là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp. Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc sau này.

– Dù ít hay nhiều, ai cũng sẽ cảm thấy lạc lõng với môi trường mới. Nhân viên lúc này rất cần một sự giao tiếp từ quản lý để nắm rõ công việc của mình và hình dung ra được những kết quả làm việc của họ sẽ đóng góp như thế nào tới thành công chung của tập thể.

Trong giai đoạn tiếp xúc đầu tiên, hãy đưa nhân viên mới đi giới thiệu với các phòng ban và công ty một cách rõ ràng, điều này sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng hơn nhiều so với việc để họ tự bước đến chỗ ngồi một mình dưới ánh nhìn tò mò và dò xét của mọi người xung quanh. 

– Định hướng và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu: Ngay trong tuần đầu tiên, để nhân viên tìm hiểu về công ty, ta có thể cung cấp cho họ cuốn Sổ tay nhân viên. Đây là tài liệu quan trọng và cần thiết, bao gồm các nội dung: tổng quan về công ty, văn hóa công ty, các yêu cầu và quy định cần tuân thủ. Sổ tay nhân viên cần được thiết kế rõ ràng, mạch lạc và có tổ chức. Nếu có thể làm hấp dẫn thì sẽ càng đem lại hiệu quả cao hơn.

Sổ tay nhân viên sẽ giúp nhân viên mới làm quen với văn hóa công ty: Cơ cấu phòng ban, cách thức hoạt động và quy trình, chuyên môn làm việc ở mỗi doanh nghiệp không hề giống nhau: có người vốn đã quen làm việc độc lập nhưng khi chuyển sang công ty mới lại phải hoạt động teamwork rất nhiều; hay có người thường xuyên làm việc với cách thức cầm tay chỉ việc nay lại đột nhiên phải “tự bơi”… điều này khiến cho họ có nguy cơ bị shock văn hóa nếu không được hướng dẫn làm quen.

Một việc quan trọng nữa trong cuốn sổ tay nhân viên có chia sẻ là tầm nhìn – sứ mệnh, văn hóa và những giá trị quan trọng của doanh nghiệp. Những thông tin này tưởng như không quan trọng nhưng nó lại có tác động về tinh thần rất lớn, giúp cho ứng viên cảm thấy tin tưởng vào công ty mà họ sắp làm việc, truyền cảm hứng cho những phấn đấu đầu tiên.

– Trao đổi thẳng thắn, rõ ràng về công việc: Sau màn chào đón và định hướng ban đầu của tuần đầu tiên, nhà quản lý cần trao đổi để giúp nhân viên mới hiểu được rõ hơn vai trò, vị trí của mình trong công ty. Điều này sẽ giúp họ tránh được cảm giác bất lực và bơ vơ khi “không biết mình đang làm gì ở đây”, dẫn đến chán nản và nhanh chóng bỏ cuộc vì thấy bản thân vô dụng, không đóng góp được gì cho tập thể.

Được phân công người hướng dẫn sẽ giúp ích rất nhiều cho nhân viên mới trong việc làm quen với môi trường làm việc mới

 

– Chính sách người hướng dẫn (mentor): Một người mới nhiều khi sẽ rất ngại khi phải bắt chuyện làm quen với các đồng nghiệp mới để hỏi hoặc nhờ vả xử lý những vấn đề gặp phải, vì thế, có một người để hỗ trợ trong lúc này sẽ khiến họ bớt bỡ ngỡ hơn rất nhiều. Nếu không thể trực tiếp đảm nhận vai trò này, nhà quản lý nên phân công một người đồng nghiệp giúp đỡ họ thích nghi với môi trường và những công cụ làm việc mới.

– Đầu tư vào đào tạo: Trong quá trình làm việc, các nhân viên mới cũng cần được thường xuyên đào tạo kiến thức và kỹ năng thông qua các khóa học, các buổi training… để lấp đầy những chỗ còn yếu. Các khóa đào tạo này đặc biệt quan trọng, cần phải được tổ chức chu đáo, kỹ lưỡng và bao gồm đánh giá, định hướng cụ thể.

Bên cạnh đó, xây dựng Lộ trình đào tạo và thăng tiến (trong tương lai gần và xa), tiến hành liên tục việc đào tạo kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong cả quá trình làm việc là điều không thể thiếu nếu muốn giữ chân ứng viên, điều này cũng giúp chính bản thân doanh nghiệp phát triển được một nhân viên chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc được giao. 

– Cần tạo ra một môi trường thân thiện và tương hỗ giữa các thành viên. Việc này không chỉ giúp nhân viên mới cảm thấy bớt cô đơn giữa môi trường mới mà còn là một nét văn hóa tích cực. Đương nhiên đây là một việc làm lâu dài, nhưng nếu phát triển được văn hóa hỗ trợ cùng tiến lên thì doanh nghiệp sẽ phát triển rất bền vững, đặc biệt, tỷ lệ nghỉ việc cũng nhờ đó có thể giảm đi đáng kể.

Nhìn chung, giao tiếp chính là chìa khóa để giữ chân người lao động: Một nhân viên có thể thấy ấn tượng và cảm thấy muốn gắn bó với công ty bao nhiêu… phụ thuộc vào cách mà họ được đối xử. Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo, những người quản lý cần chủ động giao tiếp và trao đổi một cách thẳng thắn, chân thành với nhau và với các nhân viên của mình để tìm ra tiếng nói chung và nhanh chóng loại bỏ các rào cản (nếu có). Chỉ cần làm được điều này, doanh nghiệp đã có thể cải thiện đáng kể tình trạng nghỉ việc của nhân viên.

Hoàng Vân

Ban đào tạo WorkPro.

 

31/07/2021

Tạp chí Nhật đăng bài giới thiệu WorkPro

Cùng với Vietnam Works và Kumon, WorkPro vừa mới hân hạnh được tạp chí nổi tiếng của Nhật là ACCESS giới thiệu về các dịch vụ đào tạo nổi bật trong giai đoạn hiện nay. Được biết tạp chí này phát triển lâu đời tại Nhật và đã mở rộng hoạt động sang các nước Đông Nam Á trong hàng chục năm qua, chuyên cung cấp các thông tin liên quan tới đầu tư và quản trị doanh nghiệp, cũng như các thông tin giúp cho chuyên gia Nhật Bản được tiện lợi hơn trong quá trình sống và làm việc tại các nước như Việt Nam.

Ở số tháng 6/ 2021 (phát hành 10,000 bản in), trong khi tình hình dịch Covid-19 vẫn đang có những ảnh hưởng tiêu cực tới cuộc sống con người và hoạt động sản xuất kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam, ACCESS chỉ ra điểm tích cực là các bậc phụ huynh đặc biệt lưu tâm tới giáo dục cho con trẻ, còn doanh nghiệp thì dường như cố gắng hơn trong hoạt động đào tạo kỹ năng cho nhân viên cho dù nguồn lực ít nhiều đang bị ảnh hưởng khi kinh doanh đi xuống… Tạp chí tiếng Nhật giật tít từ trang bìa “Giáo dục và đào tạo đang rất HOT tại Việt Nam”, đồng thời tích cực giới thiệu hình thức đào tạo Blended, là cách mà WorkPro cung cấp các khóa học kỹ năng E-learning rồi kết hợp với huấn luyện kèm cặp cho nhân viên của các doanh nghiệp dưới hình thức Offline hoặc vẫn có thể qua các ứng dụng Online như Zoom, Team…

 

Trao đổi với ông Takahashi, trưởng biên tập tạp chí ACCESS tại Việt Nam, ban giám đốc WorkPro cũng chia sẻ sẽ cho ra mắt chùm khóa học mới, tập trung giúp phát triển kỹ năng cho nhân viên trẻ tại các doanh nghiệp với các khóa học chọn lọc như Tác phong làm việc chuyên nghiệp, Kỹ năng làm việc Nhóm, 5S văn phòng, Tự chủ công việc, HORENSO… Chùm khóa học/ Combo khóa học dành cho nhân viên trẻ này với những bài học được số hóa bài bản, với nhiều bài tập, kiểm tra kiến thức được kỳ vọng sẽ cải thiện khả năng áp dụng trên thực tế đối với người học.

 

Ngay sau khi bài báo được đăng, WorkPro đã nhận được rất nhiều liên lạc và sự quan tâm của các doanh nghiệp Việt Nam. Chùm khóa học trên sẽ chỉ được cung cấp cho các doanh nghiệp từ tháng 9 năm nay, nhưng trong khi chờ đợi nhiều doanh nghiệp Nhật Bản (tại Việt nam) đã ký kết hợp đồng đào tạo thường xuyên với WorkPro với nhiều nội dung cơ bản như Tác phong làm việc, 5S, PDCA, Giải quyết vấn đề, Kỹ năng quản lý chuyên nghiệp…

 

Đáp lại kỳ vọng lớn từ cộng đồng doanh nghiệp, WorkPro sẽ tập trung cao độ, liên tục đưa ra các khóa học, các sản phẩm số hóa cũng như các dịch vụ tư vấn tốt nhất, giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao và nhanh chóng trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

*LINK bài báo ACCESS (phiên bản Online/ tiếng Nhật) giới thiệu WorkPro xem tại đây

 

Hoàng Vân.

Ban đào tạo.

19/07/2021

Hướng dẫn quy trình chuẩn về đào tạo nhân viên mới

Vẫn biết việc đào tạo cho nhân viên mới là quan trọng, nhưng thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp lại chưa biết cách làm sao để thực hiện một cách bài bản và hiệu quả, dẫn đến lãng phí nhiều nguồn lực và tiền bạc. Chính vì thế, trong bài viết này, WorkPro sẽ giúp bạn hình dung được các bước chuẩn của một quy trình đào tạo nhân viên mới.

 

Các tiêu chí khi thiết kế quy trình đào tạo nhân viên mới

Để đảm bảo việc đào tạo nhân viên mới đem lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề trước khi chính thức bắt tay vào thực hiện. Các tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo bao gồm:

Đầu tiên, ta đi trả lời câu hỏi thứ nhất của nhân viên: Tôi làm việc gì? Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Do đó, nhân viên mới cần phải định hướng được công việc một cách rõ ràng ngay từ khi mới bắt đầu vào làm việc. Đối với vấn đề này, các chuyên gia nhân sự trong công ty cần có biện pháp để giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu công việc để làm nền tảng tăng tốc, bứt phá trong các giai đoạn về sau. Nếu doanh nghiệp thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty sẽ được tiết kiệm rất nhiều.

Cần nắm rõ các tiêu chí để xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới được hiệu quả

Tiêu chí thứ hai ta cần quan tâm chính là làm sao để nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hoá công ty. Ở đây ta trả lời câu hỏi thứ 2: Tôi làm việc ở đâu? Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết tổng quan về lịch sử, tầm nhìn – sứ mệnh, những giá trị cốt lõi, văn hoá cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để thực hiện đúng và hòa chung một nhịp với cả tập thể. Bên cạnh đó, họ cũng cần biết mình sẽ làm việc với những ai và có thể liên hệ ai khi cần hỗ trợ. Điều này tưởng không quan trọng nhưng lại quan trọng không tưởng vì nếu không có nó, nhân viên mới rất dễ bị cô lập.

Tiếp theo, nhân viên mới cần nắm bắt được các kỹ năng làm việc cần thiết. Khi đó, họ sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, tạo tâm lý thoải mái vì cảm thấy năng lực của mình phù hợp với vị trí được giao, từ đó yên tâm công tác. Khi biết mình cần gì để làm tốt công việc, họ cũng sẽ có kế hoạch riêng để phát triển bản thân trong tương lai. Tại đây, câu hỏi thứ 3 “Làm như thế nào” tìm được lời giải đáp.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới tốt còn phải đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm nguồn lực cho công ty (bao gồm tiền bạc và thời gian của người hướng dẫn/người quản lý). Bài toán của doanh nghiệp đặt ra là làm sao cân bằng giữa chất lượng và chi phí bỏ ra.

 

Các bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo khác nhau để phù hợp với đặc thù công việc cũng như điều kiện của đơn vị mình. Tuy nhiên về cơ bản, quy trình đào tạo nhân viên mới thường được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chào đón nhân viên mới – Chuẩn bị môi trường làm việc sẵn sàng

Sau quá trình tuyển dụng, khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị chu đáo và chào đón nhân viên mới. Cần chuẩn bị từ những việc cơ bản như: máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, email công ty, bản mô tả công việc,…cho đến kế hoạch đào tạo cụ thể.

Tiếp đó, việc chào đón cũng cần được chuẩn bị cụ thể để giúp nhân viên mới thấy được sự thân thiện và thoải mái, dễ dàng hơn trong việc hòa nhập. Đây cũng là cách để thể hiện văn hóa của doanh nghiệp. Thông thường, việc chào đón này được thực hiện trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới. 

Chuyên viên nhân sự có thể đưa nhân viên mới đi giới thiệu, giúp họ nắm được thông tin của các bộ phận và có cái nhìn tổng quan về công ty. Bên cạnh đó, có thể tổ chức một buổi tiệc đơn giản (liên hoan ngọt chẳng hạn) để giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Trong ngày đầu tiên này, việc tặng một món quà lưu niệm nhỏ mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp cũng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên mới.

Bước 2: Tổ chức chương trình đào tạo và định hướng chung về hoạt động của doanh nghiệp

Mục tiêu của bước này là để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cần thiết về doanh nghiệp. Trong đó, các quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị nội dung đào tạo bao gồm: Tổng quan về công ty như lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động, thành tựu nổi bật, cơ cấu tổ chức, các quy định, nguyên tắc hoạt động của công ty như giờ làm việc, quy định về trang phục, thái độ làm việc, tác phong trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên; và quy trình làm việc, hệ thống thông tin liên hệ…

Giờ đây, việc đào tạo nhân viên mới có thể được thực hiện offline, online hoặc kết hợp cả 2 hình thức

 

Thông thường, việc này được thực hiện ngay trong tuần đầu đi làm của nhân viên mới thông qua các chương trình đào tạo trực tiếp (gặp mặt, hướng dẫn tại chỗ) hoặc đào tạo gián tiếp thông qua việc cung cấp các tài liệu (văn bản, video hay hiện đại hơn là khóa học online…)

Tài liệu đào tạo cũng có thể được gửi trước khi vào làm việc để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên mới nắm bắt tình hình công việc nhanh hơn.

Bước 3: Đào tạo kỹ năng chuyên môn

Khi được tuyển dụng, các nhân viên có thể có hoặc chưa có kinh nghiệm/ kiến thức liên quan đến công việc mới. Ngay cả đối với những người đã có kinh nghiệm, việc thiếu hụt một vài kỹ năng cũng là chuyện hết sức bình thường. Chính vì thế, việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới là hết sức cần thiết để giúp xây dựng một đội ngũ nhân sự hùng mạnh cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, tùy theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Chẳng hạn đối với nhân viên kinh doanh, nội dung đào tạo xoay quanh kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp khách hàng, hiển thị và giải thích các báo cáo theo dõi KPI của một nhân viên kinh doanh hoặc của nhóm… Trong khi đó, một nhân viên kế toán – tài chính mới lại cần được tập trung đào tạo kỹ năng, thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận trong việc ghi chép sổ sách, chứng từ và chịu trách nhiệm về các chứng từ mình đã làm. Còn đối với các nhân viên cấp quản lý thì lại khác, đây là bộ phận đầu não trong việc điều phối và xử lý công việc trong nhóm, phòng ban, công ty. Vì vậy, khi đào tạo nhân viên mới cho bộ phận này cần kích thích năng lực sáng tạo, điều phối, xử lý tình huống khôn khéo…v.v…

 

Việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới sẽ được tiến hành dần trong quá trình làm việc, sắp xếp tùy biến theo yêu cầu công việc của các bộ phận trong công ty.

Bước 4: Đánh giá

Có một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua trong quy trình đào tạo nhân viên mới, đó là bước đánh giá. Tuy nhiên, WorkPro xin nhấn mạnh đây là một bước quan trọng. Nhưng tại sao lại cần phải đánh giá?

Việc đánh giá lại chương trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về chất lượng và mức độ phù hợp của chương trình đào tạo, nhìn nhận được chính xác năng lực thực tế của nhân viên cũng như định hướng nghề nghiệp theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới để phát huy tốt hơn trong tương lai.

Để thực hiện việc đánh giá, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các bài kiểm tra kiến thức và kỹ năng tương ứng với chương trình đào tạo mà nhân viên mới đã được học. Đồng thời, sau khi kết thúc, quản lý cũng như bộ phận nhân sự cần trao đổi cụ thể hơn với nhân viên để lắng nghe chia sẻ, đóng góp từ họ.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nhân viên mới, hãy liên hệ ngay: 

Hotline: 0246 290 1166 

Email: contact@workpro.vn

15/07/2021

Đào tạo nhân viên mới và 5 sai lầm phổ biến thường gặp nhất

Những sai lầm dưới đây là liều thuốc độc khiến các chương trình đào tạo nhân viên mới của bạn thất bại thảm hại, không những không đem lại hiệu quả mà còn tiêu tốn vô số tiền bạc và nguồn lực của doanh nghiệp.

 

  1. Chương trình đào tạo không bám sát nhu cầu thực tế của người học

Thông thường, các chương trình đào tạo cho nhân viên mới sẽ được thực hiện bởi bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, do không phải là người trực tiếp xử lý công việc chuyên môn nên nhiều khi những chương trình đưa ra không sát với thực tế, không những không lấp đầy được sự thiếu hụt về kiến thức cần thiết mà lại gây áp lực lên nhân viên do họ vừa phải tìm cách xoay sở để hoàn thành công việc, lại vừa phải “học những thứ không đâu”.

Thực tế cho thấy, rất nhiều nhà quản lý có quan điểm là nhân viên cần chủ động tìm tòi học hỏi nên đã bỏ mặc họ khi mới chân ướt chân ráo vào tổ chức hoặc áp đặt việc họ phải học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới cần thiết cho công việc theo sự sắp xếp của công ty. Thực tế, thông qua thái độ, hành động và cách quản lý, nhân viên sẽ dễ dàng phân biệt được sếp có thực sự quan tâm đến họ hay chỉ coi trọng những giá trị mà họ mang lại. 

Đôi khi, các nhà quản lý đừng nên quá chú trọng vào những yêu cầu, trách nhiệm công việc mà nhân viên mới phải đảm nhận mà hãy bỏ thêm thời gian quan sát và đặt câu hỏi cho nhân viên của mình rằng “Họ cảm thấy như thế nào? Họ thực sự cần điều gì?”. Hiểu được cảm nhận của nhân viên chính là yếu tố đầu tiên quan trọng nhất trước khi bước vào các chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới mà nhiều nhà quản lý thường bỏ ngỏ.

Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát để nhân viên mới có cơ hội nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình. Bằng cách thể hiện sự quan tâm thật sự, họ cũng sẽ mở lòng thành thật hơn với bạn. Đó cũng là bí quyết để giao tiếp hiệu quả và giữ được sự gắn kết giữa nhân viên với tổ chức.

 

2. Quá tải số chương trình đào tạo

Trong một doanh nghiệp có nhiều vị trí công việc, mỗi vị trí đều cần những kiến thức, kỹ năng quan trọng. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng giống nhân viên nào vì có thể người này thiếu cái này nhưng người kia lại thiếu cái khác. Cùng làm ở bộ phận bán hàng nhưng nhân viên A đã có kinh nghiệm về giao tiếp với khách hàng, còn nhân viên B thì chưa. Trong trường hợp này, nếu yêu cầu cả 2 người cùng học thêm khóa giao tiếp khách hàng thì không thực sự hợp lý. Quan điểm là ai thiếu cái gì thì nên bổ sung cái đó.

Việc sắp xếp quá nhiều chương trình đào tạo sát nhau khiến nhân viên mới bị quá tải và chịu nhiều áp lực

 

Bên cạnh đó, dù công nhận rằng mỗi vị trí, phòng ban cần nhiều chương trình đào tạo về các kiến thức/ kỹ năng khác nhau nhưng việc sắp xếp quá nhiều khóa học trong một thời gian ngắn có thể khiến nhân viên bị áp lực khi song song vẫn phải hoàn thành tốt các công việc của mình trong quỹ thời gian có hạn. Điều đó khiến cho họ có tâm lý e ngại việc tham gia các khóa đào tạo.

Để nâng cao hiệu quả đào tạo, hãy sắp xếp các chương trình đào tạo theo thứ tự ưu tiên (tuân theo ma trận ưu tiên): bắt đầu với những khóa học quan trọng và cần thiết nhất đối với mỗi vị trí công việc, tiếp theo là những khóa học quan trọng nhưng chưa thực sự cần thiết, những khóa học phát triển kỹ năng cá nhân, tạm thời loại bỏ bớt những khóa học ít quan trọng hơn…. Bên cạnh đó, lộ trình đào tạo cũng cần được sắp xếp hợp lý để khơi gợi nhu cầu học tập của nhân viên và nâng cao hiệu quả ghi nhớ kiến thức. Hiện tại, song song với phương pháp đào tạo truyền thống là tổ chức các lớp học trực tiếp, nhiều đơn vị đã bắt đầu sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến LMS. Hệ thống này cho phép nhân viên chủ động học tập trong khoảng thời gian  và địa điểm phù hợp, với tốc độ mà họ cảm thấy thoải mái.

 

3. Chỉ học lý thuyết mà không được thực hành, tương tác

Thực trạng nhân viên ngáp ngắn ngáp dài trong các lớp đào tạo nội bộ xưa nay không phải là chuyện hiếm, chính bởi sự thụ động trong việc tiếp thu kiến thức: giảng viên trên bảng cứ nói, học viên ở dưới chỉ có nghe, còn hiểu đến đâu, nghe được bao nhiêu thì không cần biết. Để giải quyết vấn đề này, việc học phải đi đôi với hành, trong các khóa học cần có những tình huống thực tế để nhân viên cảm thấy hứng thú và biết được họ cần làm thế nào nếu gặp phải những tình huống đó. Một khóa học chỉ gồm kiến thức lý thuyết, không có thực hành thì hiệu quả sẽ không cao, cho dù nội dung bài giảng được đầu tư kỹ càng đến mấy. 

Học quá nhiều lý thuyết mà không được thực hành khiến nhiều người khó giữ tỉnh táo trước cám dỗ mang tên “buồn ngủ”

 

Có nhiều cách để giúp học viên ghi nhớ kiến thức nhanh hơn, chẳng hạn như đưa vào bài học các tình huống thực tế thông qua kể chuyện trực tiếp hoặc cho đọc tài liệu, xem video… Tuy nhiên trong một số trường hợp, những kiến thức muốn ghi nhớ sâu thì đòi hỏi cần phải có sự tương tác. Để làm được điều này, ta cần tạo dựng các tình huống giả định và cho nhân viên tham gia trực tiếp, điều này sẽ giúp họ hình thành các kỹ năng xử lý tình huống, có hứng thú với khóa học, từ đó mang lại hiệu quả đào tạo tốt nhất.

 

4. Nội dung đào tạo không phù hợp

Một sai lầm phổ biến nữa của nhiều doanh nghiệp khi đào tạo nhân viên mới là xây dựng nội dung quá dễ, quá khó hoặc sử dụng những kiến thức đã lỗi thời. Việc này đem lại nhiều lãng phí trong công tác đào tạo nhưng lại là lỗi khá thường gặp ở các doanh nghiệp. Nếu kiến thức quá dễ, nhân viên sẽ không có hứng thú học tập, nếu kiến thức quá khó, họ sẽ không thể bắt kịp dẫn đến chán nản, còn nội dung lỗi thời đương nhiên sẽ không mang lại giá trị.

Lời giải cho bài toán này chính là trước khi lên các nội dung đào tạo, bộ phận đào tạo (L&D) cần phải tham khảo ý kiến của những người quản lý trực tiếp (trưởng nhóm, trưởng bộ phận) và của chính nhân viên về những nội dung cần thiết cho công việc cần được bổ sung kiến thức. Đó là cơ sở quan trọng để xây dựng được các chương trình đào tạo mang lại lợi ích thực sự cho nhân viên và doanh nghiệp.

Không chỉ thế, thị trường, công nghệ và những quy định, luật pháp… ngày càng biến đổi với tốc độ chóng mặt, đòi hỏi nội dung đào tạo của doanh nghiệp cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với xu thế. Điều này đảm bảo cho nhân viên luôn nhận được những kiến thức mới, cần thiết để xử lý công việc, đồng thời tránh được những trường hợp do thiếu hụt kiến thức dẫn đến các hành vi vi phạm pháp luật, gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

 

5. Không có hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả học tập của nhân viên cũng như hiệu quả của chương trình đào tạo

Xưa nay, nhiều doanh nghiệp vẫn làm đào tạo mà không có sự đo lường về hiệu quả của các chương trình. Việc không đánh giá kết quả giống như đi dò dẫm trong bóng đêm mà không có đèn đường dẫn bước, rất dễ khiến chúng ta lạc lối. Cứ nhắm mắt đào tạo mà không quan tâm học viên tiếp thu được bao nhiêu, có nắm được kiến thức không, kỹ năng họ nhận được có hữu ích không, hay cách truyền tải có thực sự phù hợp… là một phương án chứa đầy tính may rủi. Nếu may mắn, việc đào tạo vẫn tốt và đi đúng hướng, nhưng nếu không, nó sẽ khiến bạn tốn kém rất nhiều thời gian và nguồn lực.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nhân viên mới, hãy liên hệ ngay: 

Hotline: 0246 290 1166 

Email: contact@workpro.vn

10/07/2021

Tác phong làm việc của nhân viên chưa tốt, lỗi tại ai?

Nhiều chủ doanh nghiệp và các quản lý thường hay phàn nàn, rằng tác phong làm việc của nhân viên chưa chuẩn, khiến họ bực mình thậm chí là xấu hổ với khách hàng và đối tác… nhưng thực chất vấn đề là gì? Có cách nào hóa điều đó hay không, thay vì người quản lý chỉ biết ngồi vậy mà kêu ca và chẳng có gì thay đổi?

Hãy chấp nhận, trường học không dạy chúng ta tất cả!

Trường học là nơi chủ yếu tập trung giáo dục kiến thức, chứ không có nhiệm vụ phát triển con người một cách toàn diện. 

Rõ ràng là có nhiều người học hành xuất sắc ra trường, vượt qua các vòng tuyển dụng của công ty nhưng khi đi vào thực tế công việc thì lại bộc lộ những điểm hạn chế nhất định. Thực tế, tại buổi phỏng vấn, doanh nghiệp chỉ có thể đánh giá được trình độ và kỹ năng của ứng viên phần nào qua hồ sơ, bảng điểm, bằng cấp cũng như những gì mà họ thể hiện. Khi đó, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp xác nhận các thông tin thực về trình độ, hành vi cơ bản và thái độ của ứng viên. Vì thời gian tiếp xúc có hạn nên doanh nghiệp dựa vào những thông tin ít ỏi thu thập được, đưa vào “lăng kính” đánh giá với hiệu ứng Halo*, để nhận định toàn bộ về con người của ứng viên. Nghĩa là nếu một ứng viên nhận được quyết định tuyển dụng thì có nghĩa là những gì người đó thể hiện đã phù hợp với mục tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp, còn những mặt khác chưa kịp tìm hiểu hoặc đánh giá được coi là có xu hướng tốt giống như những gì mà ứng viên đã thể hiện. 

Điều trên đúng với mọi nơi trên thế giới này, dù là ở nước đang phát triển như Việt Nam hay kể cả với các nước phát triển như Singapore, Nhật Bản, Mỹ và các nước EU… Vậy nên hãy hài lòng với kết quả tuyển dụng và chấp nhận con người ứng viên, hãy cùng nhân viên bổ sung những khiếm khuyết về lâu dài.

 

Nếu để ý các bạn sẽ thấy, những năm gần đây có nhiều cuốn sách Self-help’ như “Những điều Harvard không dạy bạn” đã phần nào cho thấy, tất cả chúng ta không thể trông chờ, dựa hoàn toàn vào những gì nhà trường (và cả gia đình) dạy cho chúng ta, thay vào đó mỗi con người luôn phải cố gắng hoàn thiện mình. Cần học tập mãi mãi từ ngôi trường to hơn, đó là trường đời rộng lớn dành cho tất cả. 

Đành rằng khả năng tư duy và tác phong làm việc phụ thuộc nhiều vào năng lực của mỗi người, hay phụ thuộc vào hoàn cảnh sống và lớn lên của từng người. Nhưng chủ doanh nghiệp hay người quản lý của doanh nghiệp không nên lấy trải nghiệm và khả năng của mình ra để đánh giá nhân viên trẻ có tác phong làm việc chưa chuẩn vì có thể họ chưa biết, chưa được học từ bất kỳ ai mà thôi. Nếu là một người có điều kiện, được đi đây đi đó, được làm việc và sống tại nhiều môi trường khác nhau thì có thể tự thân học được nhiều điều, từ ý thức đúng đắn về bản thân, cách gây thiện cảm, kỹ năng xã giao, cho tới khả năng ứng xử trong nhiều tình huống đặc biệt, khả năng giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống… 

Tất nhiên, ở những nước phát triển thì có lẽ mặt bằng về tác phong người trẻ sẽ đồng đều hơn, cái gọi là hiển nhiên ai cũng phải biết sẽ tồn tại nhiều hơn còn ở đất nước chúng ta trong thời điểm hiện nay thì chưa thể đòi hỏi điều đó, chúng ta sẽ cần thêm thời gian… và cho tới lúc đó thì nhân viên, nhất là nhân viên trẻ cần phải được đào tạo.

 

Nhân viên của mình, doanh nghiệp phải đào tạo và kèm cặp

Rõ ràng là doanh nghiệp muốn nhân viên có tác phong làm việc tốt thì nên tập trung vào đào tạo cho họ, trước là khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp đó, sau là cống hiến cho xã hội những con người ưu tú, biết cách ứng xử lịch thiệp và thông minh trong kỷ nguyên mới.

Nhân viên được tuyển vào đã vượt qua được các yêu cầu đầu tiên. Vậy nên, họ tích cực và cũng rất mong được đào tạo để trở nên tốt hơn. Nếu doanh nghiệp muốn nhân viên biết cách đi đứng nói cười, ngoại giao hay biết việc, biết điều, hay ‘sành điệu”, sang chảnh… thì phải tìm cách chỉ dẫn cho họ thôi.

Điều đúng đắn sẽ được đón nhận, và lan tỏa trở thành nét văn hóa của doanh nghiệp. Một khi tác phong làm việc cơ bản đã trở thành một phần trong văn hóa của doanh nghiệp thì nó sẽ có sức mạnh rất lớn, các nhân viên mới sẽ nhanh chóng lĩnh hội sau khi gia nhập, và làm chủ tác phong ấy như một kỹ năng cơ bản nhất.

 

Nga Bùi.

Ban đào tạo WorkPro.

07/07/2021

Hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS là gì?

Nếu đang quan tâm đến việc xây dựng hệ thống học tập trực tuyến cho doanh nghiệp mình, bạn chắc chắn không thể bỏ qua việc tìm hiểu về hệ thống quản lý học tập LMS. Vậy LMS là gì? Hãy cùng WorkPro tìm hiểu ngay sau đây nhé.

 

LMS là chữ viết tắt của Learning Management System (có nghĩa là Hệ thống quản lý học trực tuyến). Về bản chất, đây là một phần mềm ứng dụng cho phép việc quản lý, vận hành hệ thống các tài liệu, hướng dẫn, theo dõi, báo cáo và cung cấp các công nghệ giáo dục điện tử (hay còn gọi là giáo dục trực tuyến E-Learning) cho các khóa học hay chương trình đào tạo.

Hệ thống Quản lý Học tập LMS hoạt động như một lớp học ảo phục vụ cho việc đào tạo trực tuyến

 

Có thể coi Hệ thống Quản lý Học tập hoạt động như một lớp học ảo phục vụ cho việc đào tạo trực tuyến. Mục đích chính của LMS là làm cho trải nghiệm của người học trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giúp người quản trị dễ dàng kiểm soát chất lượng khóa học cũng như tiến trình học tập của học viên. Cứ hình dung như thế này cho dễ, khi tham gia một lớp học truyền thống, học viên sẽ cần có sách và tài liệu giảng dạy, sổ ghi bài, sổ điểm danh, thời khóa biểu,… còn giáo viên sẽ cần có sổ đầu bài, sổ ghi điểm, giáo trình… Nhưng với Hệ thống Quản lý Học tập, tất cả mọi thứ sẽ được điều hành và kiểm soát trên cùng một hệ thống, đó chính là LMS.

Hiện nay, có nhiều hệ thống LMS khác nhau, và mỗi LMS sẽ có những vai trò khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, chiến lược đào tạo trực tuyến và kết quả mong muốn của từng tổ chức. Tuy nhiên, cách sử dụng phổ biến nhất của các phần mềm LMS là triển khai và theo dõi các quá trình đào tạo trực tuyến. Thông thường, nội dung sẽ được tải lên hệ thống, giúp người học từ khắp mọi nơi có thể dễ dàng truy cập. Trong một số trường hợp, LMS thậm chí có thể tích hợp các công cụ soạn thảo eLearning, cho phép tạo và phát triển các tài liệu đào tạo trực tuyến mà không cần sự can thiệp thêm của phần mềm từ bên thứ ba.

Hệ thống quản lý học tập được xem như một kho lưu trữ lớn, bất kỳ ai có thông tin đăng nhập và mật khẩu đều có thể truy cập các tài nguyên đào tạo này bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu. Đối với Hệ thống quản lý học tập tự lưu trữ, người dùng cũng phải cài đặt phần mềm LMS trên ổ cứng hoặc có quyền truy cập vào máy chủ của công ty. Dù lựa chọn cài đặt nào, điều cần lưu ý là người dùng LMS được chia thành hai loại: Những người học trực tuyến sử dụng hệ thống để tham gia các khóa đào tạo trực tuyến; và nhóm quản trị – dựa vào nền tảng LMS để phân phối thông tin, cập nhật nội dung đào tạo trực tuyến và quản lý học viên.

Thông thường, một hệ thống LMS sẽ bao gồm nhiều chức năng, trong đó các chức năng cốt lõi bao gồm:

Chức năng quản lý lưu trữ dữ liệu số:

Chức năng này cho phép các chủ thể trên hệ thống E-Learning có thể đăng tải các khóa học cũng như các tài liệu số liên quan để hỗ trợ người học. Các dữ liệu số được đăng tải có hệ thống phân loại theo định dạng tập tin, dung lượng, theo thời gian đăng tải,…và được kiểm soát nội dung.

Chức năng bảo mật:

Đây là chức năng rất quan trọng trong hệ thống LMS, nó bảo vệ hệ thống dữ liệu của các chủ thể một cách an toàn. Hơn thế nữa, các thông tin cá nhân liên quan các chủ thể hoặc các dữ liệu liên quan đến tài chính cũng được bảo vệ.

Chức năng đáp ứng:

– Tương thích đa chủng loại thiết bị truy cập: Chức năng này hỗ trợ hầu hết các loại thiết bị công nghệ truy cập hệ thống LMS như máy tính bàn, laptop, thiết bị di động, hay máy tính bảng,… rất thuận tiện người dùng dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần được kết nối với mạng internet.

– Băng thông đảm bảo lưu lượng người dùng truy cập vào hệ thống học trực tuyến.

Chức năng đa ngôn ngữ:

Một LMS dùng làm mục đích kinh doanh, vận hành trên môi trường Internet có thể tiếp cận một cá nhân bất kỳ tại một quốc gia nào đó trên thế giới. Cho nên, việc cho phép chuyển đổi các ngôn ngữ qua lại hoặc ít nhất là một ngôn ngữ quốc tế thường cũng đều được tích hợp vào hệ thống LMS.

Kiểm soát đăng ký:

Khả năng kiểm soát và tùy chỉnh quá trình đăng ký học trực tuyến.

Lịch:

Chức năng này thiết lập lịch cho các chương trình học tập trực tuyến như lịch học, thời hạn khóa học, lịch thi,… Người quản trị có thể tùy chỉnh thời gian cho phép học tập, thời gian công khai khóa học, thời hạn cho phép tham gia học, thời gian làm bài kiểm tra v…v

Chức năng quản lý tương tác, hỗ trợ:

Một số hệ thống LMS có thêm chức năng quản lý tương tác, hỗ trợ như sau:

– Tương tác giữa các học viên: Chức năng này cho phép các học viên có thể trao đổi thông tin, trao đổi tài liệu qua hệ thống chat, email hoặc SMS,…nhằm tương tác hỗ trợ học tập.

– Tương tác giữa học viên với tác giả: Chức năng cho phép giữa học viên và tác giả khóa học/ chương trình đào tạo có thể trao đổi thông tin hoặc đánh giá, nhận xét lẫn nhau.

– Tương tác giữa học viên, giảng viên với quản trị hệ thống: Chức năng cho phép 2 chủ thể là người cung cấp kiến thức khóa học và người nhận khóa học tương tác trao đổi với quản trị hệ thống. Các vấn đề tương tác liên quan như các quy định, chế độ,…

Chức năng thi, kiểm tra:

Chức năng này cho phép các học viên tham gia kiểm tra năng lực học tập hoặc xếp loại sau khi trải qua quá trình học, đồng thời giúp người quản trị nắm được kết quả học tập của học viên của mình. Các hình thức thi và kiểm tra phổ biến trên hệ thống LMS thường có là trắc nghiệm, nhiệm vụ tương tác thông qua game,…

Chức năng theo dõi, kiểm soát:

Chức năng này cho phép người học hoặc chủ thể trung gian quản lý người học có thể kiểm soát tiến trình học tập cũng như năng lực người học qua từng giai đoạn. Người quản trị có thể xem các loại báo cáo theo người dùng, theo thời gian, phân tích chi tiết các thông tin để từ đó điều chỉnh cho phù hợp với học viên.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo trực tuyến và nền tảng học tập phù hợp, liên hệ ngay:

Hotline: 0246 290 1166

Email: contact@workpro.vn

14/06/2021

Đào tạo trực tuyến: Vì sao không hiệu quả?

Vài năm trở lại đây, phong trào triển khai học trực tuyến phát triển mạnh mẽ, thu hút được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên thực tế cho thấy,chỉ có số ít doanh nghiệp triển khai thành công các khóa học online, trong khi đó số khác lại “mất tiền oan” mà chẳng thu về được bao nhiêu. 

Bằng những kinh nghiệm thực tế khi tư vấn và giúp đỡ triển khai các chương trình đào tạo online cho hàng trăm doanh nghiệp, trong bài viết này, WorkPro sẽ chỉ ra những nguyên nhân cơ bản nhất dẫn đến tình trạng này.

Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai thì rất háo hức và đặt ra nhiều kỳ vọng về hiệu quả đào tạo online, tuy nhiên đến lúc làm rồi thấy không hiệu quả lại cho rằng các đơn vị triển khai “quảng cáo láo” vì thực tế không được như những gì mà họ nói. Vậy thực hư là như thế nào?

Mọi hình thức học tập, kể cả online, cũng đều có những hạn chế nhất định

 

Nói một cách khách quan, việc học tập bằng hình thức online cũng như tất cả mọi hình thức học tập khác đều có những hạn chế nhất định. Điều quan trọng là ta làm thế nào để khắc phục được những hạn chế và phát huy những điểm mạnh của nó. Có rất nhiều nguyên nhân khiến việc triển khai việc giảng dạy và học tập online chưa đạt được kết quả như mong muốn, trong đó mấu chốt nhất là việc các nhà quản lý chưa hiểu rõ về hình thức đào tạo trực tuyến. 

Có thể hiểu đơn giản đào tạo trực tuyến là đưa bài học offline lên hệ thống online để học viên truy cập vào học. Để triển khai hình thức học tập này cần chuẩn bị học liệu (đã được số hóa), nền tảng học tập (hệ thống để chứa dữ liệu và hệ thống để cho học viên vào tương tác), thiết kế quy trình vận hành phù hợp và một số nội dung khác. Bên cạnh những yếu tố cốt lõi giống nhau, thực tế, ở mỗi khâu trong công việc này đều có những điểm khác biệt về cách thức thực hiện so với việc đào tạo truyền thống. Việc không hiểu rõ dẫn đến thực hiện không đúng hoặc hiểu nhưng làm không bài bản tới nơi tới chốn sẽ gây lãng phí về tiền bạc và công sức đầu tư. 

 

Nội dung bài giảng chưa được đầu tư

Việc đào tạo trực tuyến không đơn thuần là việc đưa giảng viên của lớp học offline đứng giảng ở trước màn hình máy quay, bê nguyên si nội dung bài học truyền thống sang để nói. Do đặc thù không có sự tương tác trực tiếp giữa giảng viên và học viên một cách trực tiếp như ở lớp học nên các nội dung khi đưa lên online cần được làm cho mới mẻ và sinh động hơn để thu hút sự chú ý. Các nội dung này cũng cần được rút ngắn so với các nội dung khi giảng dạy tại chỗ. Tùy theo nội dung mà mỗi khóa học sẽ có thời lượng khác nhau, tuy nhiên không nên kéo dài quá mà nên xúc tích, cô đặc cho dễ hiểu, dễ nhớ.

Thực tế hiện nay cho thấy, một số đơn vị thiết kế nội dung bài giảng vẫn theo phương pháp cũ của giáo dục truyền thống, chưa được đầu tư bài bản và chỉn chu: các bài học dài lê thê, giảng viên trình bày dài dòng, nói quanh co, lặp lại các ý lẫn nhau; nội dung vẫn diễn đạt theo cách thức cũ, chủ yếu là dùng lời giảng và slide minh họa. Điều này khó gây được hứng thú cho học viên, nhất là khi không trực tiếp mặt đối mặt với nhau và có thể hỏi ngay tại chỗ.

 

Chất lượng kỹ thuật của sản phẩm bài giảng thấp

Một vấn đề nữa là, nhiều đơn vị để tiết kiệm chi phí đã tiến hành tự quay video khóa học, tuy nhiên lại làm chưa đúng kỹ thuật (setup bối cảnh, hệ thống thu âm, ánh sáng…) khiến cho chất lượng hình ảnh, âm thanh không được tốt. Điều này có thể khiến học sinh khó tiếp cận nội dung do không nghe rõ, không nhìn rõ hoặc đơn giản là hình ảnh quá xấu.

Các đơn vị hoàn toàn có thể tự thực hiện các khóa học, tuy nhiên cần tìm hiểu kỹ lưỡng về cách thức hoạt động của các loại máy móc và những điều kiện cần thiết tối thiểu để có một sản phẩm đảm bảo chất lượng kỹ thuật. Nếu không hiểu rõ, việc nhờ sự giúp đỡ của những người có chuyên môn chính là lựa chọn tốt hơn cả để tránh việc làm ra video nhưng không sử dụng được, hoặc sử dụng nhưng cho kết quả không tốt. Để tìm một đơn vị quay – dựng có đầy đủ thiết bị và kỹ thuật không phải là chuyện khó, hiện nay trên thị trường có rất nhiều.

 

Nền tảng quản trị không phù hợp

Như đã nói ở trên, để triển khai đào tạo trực tuyến, ta cần một nền tảng để đưa khóa học lên. Nền tảng này là nơi để học viên thao tác học tập (xem bài học, làm bài kiểm tra, lấy tài liệu…), đồng thời là nơi để người quản lý có thể theo dõi, đánh giá việc học của nhân viên mình.

Tùy theo nhu cầu về độ phức tạp của khóa học mà ta có thể lựa chọn những nền tảng/ phần mềm phù hợp. Tuy nhiên, thông thường, một nền tảng tốt là nền tảng có hệ thống server chạy ổn định, chứa đầy đủ các chức năng cần thiết để thiết lập cài đặt khóa học, đồng thời dễ thao tác cho cả người học và người quản trị. Nhiều đơn vị lựa chọn nền tảng quản trị chưa phù hợp, hoặc nền tảng chạy không ổn định, thường xuyên có lỗi, dẫn đến gián đoạn việc học của học viên. Việc thao tác không thuận tiện cũng có thể khiến họ chán nản và mất đi hứng thú học tập.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về số hóa bài giảng và đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ ngay:

Hotline: 0246 290 1166

Email: contact@workpro.vn

03/06/2021

Giải pháp nào cho đào tạo doanh nghiệp thời Covid

Chuyển đổi số nội dung đào tạo vốn nằm trong kế hoạch của nhiều doanh nghiệp nhưng chỉ khi dịch Covid-19 xảy ra, đào tạo trực tuyến mới thật sự được triển khai mạnh mẽ. 

 

Đại dịch Covid-19 đã khiến không chỉ Việt Nam mà hầu hết các nước trên thế giới đều bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, thời gian qua, mảng đào tạo trong các doanh nghiệp nói chung đã chứng kiến một sự thay đổi lớn, đó là dạy học trực tuyến. Đây là lựa chọn hàng đầu không chỉ của các doanh nghiệp mà còn của cả ngành giáo dục ở mọi cấp trong bối cảnh dịch bệnh vẫn đang kéo dài và diễn biến phức tạp.

Đào tạo trực tuyến cho phép các nhân viên tranh thủ học tập mọi lúc, mọi nơi

Đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp (hay còn gọi là E-learning) là một hình thức giáo dục với không gian ảo trên các thiết bị công nghệ điện tử như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Những thiết bị này được kết nối từ một máy chủ, nơi lưu trữ đầy đủ các khóa học, bài giảng (có thể được trình bày dưới nhiều dạng hình thức, chẳng hạn Word, Powerpoint, Excel, Video,…) và một nền tảng hay phần mềm có chức năng tạo yêu cầu, hỏi đáp, xây dựng bài kiểm tra cho học viên.

 

Bằng phương pháp học này, những yếu tố từ lớp học, bài giảng, bài kiểm tra sẽ được tối ưu hóa trong cùng một hệ thống giúp cho giảng viên có thể truyền đạt kiến thức cho học viên thông qua hình ảnh, âm thanh trên màn hình thiết bị điện tử. Toàn bộ hệ thống thông tin và tài liệu sẽ được gửi tới học viên thông qua đường truyền băng thông rộng, wifi hoặc mạng nội bộ.

 

Vì sao nên áp dụng đào tạo trực tuyến trong doanh nghiệp?

Tiết kiệm chi phí

Đào tạo là nhiệm vụ bắt buộc nếu muốn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh việc tổ chức những chương trình đào tạo chất lượng, chi phí cũng là điều đáng quan tâm. E-learning sinh ra để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí đó.

Xét về lâu dài, việc áp dụng E-learning trong doanh nghiệp có thể giúp tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Tại sao lại như vậy? Đối với phương pháp truyền thống, doanh nghiệp cần xây dựng hoặc thuê ngoài đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp với trình độ, kiến thức chuyên môn vững chắc cùng kỹ năng diễn đạt, truyền tải tốt để đảm bảo công tác đào tạo đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ tốn một khoản chi phí để setup hoặc thuê địa điểm phục vụ việc đào tạo nhân sự hay chi phí in ấn tài liệu…. Những việc này tưởng chừng đơn giản nhưng thực chất lại rất tốn kém không chỉ về tiền bạc mà còn cả nguồn lực về nhân sự.

Tuy nhiên, thay vì đi theo lối truyền thống, doanh nghiệp có thể ứng dụng hệ thống đào tạo trực tuyến để tiết kiệm chi phí địa điểm, thuê giảng viên và in ấn tài liệu khi chỉ phải trả phí 1 lần duy nhất cho việc số hóa nội dung và thiết kế bài giảng. Tất cả bài giảng, tài liệu được cung cấp trên nền tảng trực tuyến để học viên có thể dễ dàng truy cập qua bất kỳ thiết bị online nào với số lượt truy cập không giới hạn, có thể tái sử dụng cho những lần sau.

Thời gian chính là chi phí. Vì thế, khi nói đến tiết kiệm chi phí, ta còn cần xét đến yếu tố thời gian nữa. Đào tạo trực tuyến không chỉ giúp loại bỏ nhu cầu đi lại để tiết kiệm tiền mà còn tiết kiệm thời gian cho mọi người. Hơn nữa, giáo viên hoặc huấn luyện viên không cần phải liên tục giảng dạy một bài học với nhiều lớp. Họ chỉ cần chuẩn bị nội dung một lần và sau đó chia sẻ nó với các nhóm lớp khác nhau bất cứ lúc nào cần thiết.

 

Linh hoạt, tối ưu trải nghiệm học tập

Đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp đạt được những thành tựu đáng kể. Với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay, bạn có thể dễ dàng thiết lập một hệ thống đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp cho phép tất cả nhân viên tham gia đào tạo cùng một lúc, không cần chia nhỏ thành các lớp học như trước nữa. Các lớp học này cũng không bị phụ thuộc vào lịch trình của giảng viên hay kế hoạch của các phòng ban, quy trình mở và vận hành lớp được tối ưu hóa ở mức đơn giản và hiệu quả nhất có thể. 

Về phía học viên, với hệ thống đào tạo trực tuyến E-learning, học viên có thể tùy ý học bất kỳ khi nào hay có thể tự điều chỉnh tốc độ bài giảng phù hợp với khả năng tiếp thu của mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, điểm mạnh của E-learning còn nằm ở tính quản lý và hệ thống cao, dễ dàng cho người học truy cập từng khóa học, tài liệu phù hợp với lộ trình của bản thân.

Việc đào tạo trực tuyến còn có một ưu điểm nổi trội là khả năng cung cấp các nội dung học tập sinh động, trực quan và hấp dẫn hơn nhiều lần so với các hình thức đào tạo truyền thống. Doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều bài giảng với đa dạng các hình thức giảng dạy như lồng ghép hình ảnh, hiệu ứng âm thanh, video minh họa sinh động (video có giảng viên, MC, hoạt hình)…. Đặc biệt hơn, có thể thiết kế khóa học tương tác giống như những chương trình gameshow thú vị, đem lại cảm giác thích thú và nhẹ nhàng cho người học chứ không khiên cưỡng và nhàm chán như một số lớp học kiểu cũ.

 

Dễ dàng đo lường, đánh giá kết quả đào tạo

Dù là thực hiện kế hoạch kinh doanh hay chương trình đào tạo cũng cần phải đo lường và đánh giá để rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Riêng trong đào tạo, doanh nghiệp cần biết kết quả đào tạo để từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho lộ trình học của mỗi người cũng như cân nhắc nhân viên ở các vị trí khác nhau dựa trên năng lực của chính họ. 

Tuy nhiên trước đây, công tác đánh giá những kết quả này thường được tiến hành thủ công, để tổng hợp và phân tích thành dữ liệu báo cáo cần mất nhiều thời gian và công sức, đôi khi cho kết quả nhầm lẫn, không chính xác. Dù vậy, đây vẫn là bước không thể bỏ qua bởi doanh nghiệp có thành công trong công tác đào tạo nhân sự hay không được thể hiện rõ nét bằng chính kết quả học tập của các học viên. 

Bài toán này cũng đã được hệ thống đào tạo trực tuyến giải quyết một cách xác đáng. Các nền tảng E-learning ngoài việc hỗ trợ cung cấp tri thức theo quy chuẩn còn cho phép ta thiết kế các bài kiểm tra, đánh giá năng lực của học viên sau mỗi khóa học và thực hiện một cách tự động, đồng thời thống kê một cách nhanh chóng và chính xác các kết quả.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về số hóa và đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ ngay:

Hotline: 0246 290 1166

Email: contact@workpro.vn

28/05/2021

Hiểu sao cho đúng về đào tạo nội bộ?

Con người luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất để vận hành và phát triển một doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để giúp nhân viên phát huy hết khả năng lại là một bài toán không đơn giản. Câu trả lời không gì khác chính là nằm ở việc đào tạo nội bộ.

 

Đào tạo nội bộ là gì?

Nhiều người chưa thực sự hiểu rõ thế nào là đào tạo nội bộ, chưa có cái nhìn tổng quát và chuyên sâu về vấn đề này. Thường thì chúng ta hay tập trung vào hoạt động kinh doanh hiện tại, nhà quản trị thường tập trung vào các hoạt động thiết yếu hàng ngày, mục tiêu kinh doanh. Bên cạnh đó, các lãnh đạo đôi khi cho rằng, tuyển nhân viên vào là mặc định họ đã phải có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, hoặc nếu thiếu thì phải “tự bơi”, miễn sao đáp ứng được công việc. Điều này gây mâu thuẫn ngược lại vì không phải nhân viên nào cũng có khả năng và tinh thần tự học tốt, hoặc có tinh thần nhưng không biết phải học cái gì để phục vụ công việc. Đôi khi việc thiếu kiến thức và kỹ năng của nhân viên lại chính là rào cản cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

 

Đào tạo nội bộ cần được tiến hành liên tục với tất cả nhân viên

 

Đào tạo nội bộ thực chất là quá trình giúp cho các cá nhân trong tổ chức nâng cao kỹ năng và các kiến thức chuyên môn cần thiết, từ đó nâng cao hiệu suất công việc thông qua các buổi đào tạo hay khóa đào tạo. Đây cũng là điều thiết yếu tạo nên thành công của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của tổ chức, doanh nghiệp. Nếu để ý, có thể dễ dàng nhận thấy là tất cả các doanh nghiệp lớn trên toàn cầu đều có riêng một bộ phận đào tạo rất chuyên nghiệp, liên tục hoạt động để bổ sung kiến thức và kỹ năng cho các nhân viên từ khi mới vào đến khi đã trở thành nhân viên cứng.

Thực tế, đào tạo nội bộ không chỉ là việc hướng dẫn cho nhân viên mới trong vài ba ngày, mà đây là một chiến lược dài hạn nhằm xây dựng một đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và đồng đều về năng lực. Đối tượng tham gia trong chương trình huấn luyện nhân viên này bao gồm cả nhân viên mới tuyển dụng, nhân viên đang công tác và đội ngũ quản lý các cấp. Các nội dung huấn luyện được thiết kế theo nhu cầu phát triển và định hướng riêng của mỗi doanh nghiệp.

Hiện nay, có khá nhiều các hình thức đào tạo nội bộ khác nhau. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ với giảng viên là những người quản lý trong chính doanh nghiệp đó thông qua các buổi nói chuyện trực tiếp. Các kỹ năng mềm cũng có thể được đào tạo qua các khóa học trực tuyến. 

 

Các hình thức đào tạo nội bộ

Có nhiều hình thức đào tạo nội bộ, trong đó phổ biến và hiệu quả nhất phải kể đến 3 hình thức sau đây

1. Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session)

Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm. Buổi họp này thường diễn ra định kỳ theo tuần, theo tháng,. Sẽ rất tốt để các cá nhân nâng cao năng lực, rèn luyện kỹ năng mềm để biết cách phối hợp giữa các phòng ban. Doanh nghiệp thường sử dụng cách đào tạo này để huấn luyện về một chủ đề / kỹ năng cụ thể mà nhiều nhân viên cần biết.

2. Đào tạo qua công việc (On-job training)

Nhân sự sẽ được đào tạo bằng cách học hỏi qua công việc thực tế. Hình thức này cần đảm bảo điều kiện là có khoảng thời gian riêng để đào tạo viên và nhân sự học việc không bị ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Cách đào tạo nội bộ này sẽ thích hợp đối với những công việc mang tính thực hành cao, ví dụ như hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán.

 3. Kèm cặp (Mentorship)

Hình thức đào tạo kèm cặp là việc theo dõi, hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên. Cách này sẽ giúp người quản lý hoặc người giàu kinh nghiệm dễ dàng truyền đạt những kiến thức và kỹ năng cho nhân viên còn ít kinh nghiệm.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều hình thức để đem lại hiệu quả đào tạo nội bộ cao nhất. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, hình thức đào tạo chỉ là một phần của tổng thể, nội dung mới chính là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm đào tạo.

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nội bộ, liên hệ ngay:

Hotline: 0246 290 1166

Email: contact@workpro.vn

06/05/2021

Đào tạo hội nhập không hiệu quả là do đâu?

Đào tạo hội nhập là việc làm quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tổ chức các chương trình này một cách chuyên nghiệp, bài bản, dẫn đến lãng phí mà không đem lại hiệu quả như mong đợi. Hãy cùng WorkPro tìm hiểu những sai lầm này để phòng tránh nhé.

 

Giới thiệu một cách sơ sài

Quá trình đào tạo nhập môn không chỉ đơn thuần là dừng lại ở việc dẫn nhân viên mới đi giới thiệu với tất cả các nhân viên cũ và trình bày tóm tắt cho họ những nhiệm vụ chính của mình. Những người giám sát trực tiếp của các nhân viên mới còn phải giúp họ làm quen, tìm hiểu công việc của các phòng ban khác nhau, để từ đó họ có cảm giác rằng mình có nhiều liên quan đến công việc chung. Bên cạnh đó, cần mở rộng việc giới thiệu thành một cuộc trò chuyện, thân mật, thoải mái. Có thể mời các nhân viên mới đi ăn trưa hoặc tham dự một bữa tiệc thân mật để giới thiệu họ với mọi người.

Sau đó, nên thông báo để nhân viên cũ biết và chào đón nhân viên mới (trên bảng tin nội bộ hoặc trong phòng nghỉ). Trong thông báo nên có tên, hình ảnh, chức vụ của nhân viên mới. Nếu doanh nghiệp có một trang web, nên tạo ra một trang được bảo mật bằng mật mã cá nhân (password) để giới thiệu các nhân viên mới một cách thân thiện và mang tính nội bộ.

 

Đào tạo theo nhu cầu của doanh nghiệp, không quan tâm mong muốn của nhân viên

Một sai lầm của các nhà quản lý là không quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của những nhân viên mới mà chỉ chăm chăm vào xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Chính vì thế mà, những nhà quản lý đừng nên quá chú trọng vào nội dung chương trình đào tạo nhân viên mới hay những yêu cầu, trách nhiệm công việc mà họ phải đảm nhận, mà hãy bỏ thêm thời gian quan sát và đặt câu hỏi cho nhân viên của mình rằng “Họ thực sự cần gì?”, “Họ cảm thấy như thế nào?”. Hiểu được cảm nhận của nhân viên chính là yếu tố đầu tiên quan trọng nhất trước khi bước vào các chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới mà nhiều nhà quản lý thường bỏ ngỏ.

 

Quá tải thông tin

Quá tải thông tin trong tuần đầu tiên có thể khiến nhân viên của bạn bị choáng ngợp

Thiếu thông tin sẽ khiến nhân viên không hiểu, nhưng quá nhiều thông tin trong vài tuần đào tạo đầu tiên cũng có thể làm cho họ bị choáng ngợp. Giải pháp là hãy tìm cách làm chậm việc học bằng cách chia nhỏ nó thành nhiều phần. Ví dụ: hãy xem xét việc đào tạo dàn trải trong một vài tuần, cho phép họ bắt đầu vào các dự án nhỏ, gặp gỡ đồng nghiệp của họ để trò chuyện cà phê và cảm nhận về môi trường văn phòng và văn hóa công ty. Tạo một lịch trình đào tạo trình bày chi tiết cụ thể về những gì họ sẽ học và quá trình này sẽ mất bao lâu.

 

Đối thoại một chiều

Trong suốt chương trình đào tạo nhân viên mới, hãy đảm bảo rằng bạn đang cho người mới thời gian và không gian để đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi. Nhớ chú ý đến cách họ phản hồi thông tin của bạn. Nếu bạn cảm thấy rằng việc đào tạo đã trở thành cuộc trò chuyện một chiều, hãy lùi lại và lắng nghe bất kỳ phản hồi nào.

Bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát để nhân viên mới có thể nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình. Đây cũng là cách để chính bản thân nhân viên có thể cảm nhận được sự gắn kết và tâm huyết trong công việc, từ đó đưa ra quyết định xem họ có nên dừng lại hay tiếp tục gắn bó với công ty dài lâu hay không?

Nhân viên mới luôn đòi hỏi về sự quan tâm và trọng dụng từ phía nhà quản lý. Hơn thế nữa, để giúp cho mình hòa nhập một cách dễ dàng trong một môi trường làm việc xa lạ thì họ cũng luôn muốn được giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên một cách rõ ràng và thẳng thắn, không chỉ trong vấn đề công việc mà cả cuộc sống. Nếu như các nhà quản lý đã từng trải qua khoảng thời gian đổi việc thì có thể sẽ hiểu được cảm giác của nhân viên, không nhận được sự quan tâm và hỗ trợ từ các thành viên trong tổ chức là một thiếu sót rất lớn khiến cho nhân viên cảm thấy bị lạc lõng và khó lòng gắn kết để thực hiện công việc.

 

Làm cách nào để biết chương trình đào tạo nhân viên mới có hiệu quả hay không?

Một trong những cách tốt nhất để đo lường sự thành công của chương trình đào tạo tuyển dụng mới của bạn là thực hiện đánh giá trước khi đào tạo và đánh giá sau đào tạo hoặc khảo sát và so sánh hai phát hiện. Ví dụ: nếu một nhân viên biết rất ít về vị trí và trách nhiệm của họ trước khi được đào tạo nhưng sau năm tuần làm việc, họ đã nâng cao hiểu biết lên 80%, thì rất có thể việc đào tạo nhân viên của bạn có hiệu quả. Mỗi đánh giá trước và sau đào tạo phải cụ thể đối với vị trí của nhân viên cũng như các kỹ năng và kiến thức hiện có.

 

Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo hội nhập, liên hệ ngay:

Hotline: 0246 290 1166

Email: contact@workpro.vn

23/04/2021