Triển khai E-learning, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
Nhận thức được tầm quan trọng của đào tạo trực tuyến (e-learning), nhiều doanh nghiệp Việt đã bắt đầu triển khai trong vài năm trở lại đây, tuy nhiên không ít trong số đó gặp phải thất bại dù đã đầu tư nhiều chi phí. Nguyên nhân là do không hiểu, hoặc hiểu nhưng không rõ, dẫn đến không hiệu quả và lãng phí. Để tránh được điều này, trước khi triển khai e-learning, doanh nghiệp cần nắm thật rõ mình phải chuẩn bị những gì.
Theo các chuyên gia của WorkPro, để triển khai một hệ thống e-learning, cơ bản chúng ta cần chuẩn bị các nội dung dưới đây:
- Thành lập phòng ban phụ trách/ thực hiện lập kế hoạch đào tạo
Thông thường, việc triển khai hệ thống e-learning trong các công ty sẽ do phòng đào tạo đảm nhiệm. Tuy nhiên, mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau nên phòng đào tạo cũng có tên và nhiệm vụ khác nhau. Đó có thể được gọi là phòng đào tạo, phòng T&D, L&D, phòng hành chính nhân sự hay đơn giản hơn là phòng Back Office,… Nhưng tựu chung, họ đều có nhiệm vụ là lên kế hoạch đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp.
Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp do chưa có phòng ban đào tạo chuyên trách nên việc triển khai e-learning được kiêm nhiệm bởi nhiều người ở nhiều bộ phận khác nhau. Việc phân công không rõ ràng về nhiệm vụ của từng người sẽ dễ đưa đến thất bại khi thực hiện bởi ai cũng nghĩ “đây không phải việc của mình”. Do đó, nếu chưa có bộ phận này, doanh nghiệp cần thành lập trước khi tiến hành triển khai e-learning.
Lập kế hoạch là bước quan trọng để có thể triển khai e-learning một cách hiệu quả
Khi có yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên hoặc đề xuất của các bộ phận liên quan, phòng ban phụ trách đào tạo sẽ tập hợp tất cả các ý kiến, từ đó sẽ kết hợp lại và đưa ra những kế hoạch đào tạo nội bộ cho toàn công ty. Nhiệm vụ của các phòng ban, người phụ trách chương trình đào tạo nội bộ là hoạch định những vấn đề như: Chiến lược, mục tiêu đào tạo; thời gian triển khai; bộ phận tham gia; dự kiến chi phí; sắp xếp người đào tạo; báo cáo kết quả.
Sau khi đã có kế hoạch đào tạo, việc tiếp theo là ta cần có một người/ nhóm người đảm nhận nhiệm vụ đào tạo. Đó là người tiếp nhận thông tin, yêu cầu và truyền đạt lại tất cả các kiến thức cần đào tạo đến với nhân viên. Người giảng dạy có thể trực tiếp đứng lớp hoặc sẽ là người soạn thảo các nội dung và kiến thức đào tạo. Đây thông thường là các nhân viên chủ chốt có chuyên môn cao trong các bộ phận, chuyên viên đào tạo của công ty hoặc chuyên gia bên ngoài.
2. Các nội dung đào tạo (được số hóa)
Đây là các nội dung bài giảng sẽ được sử dụng trong khóa học e-learning. Từ phiên bản giấy truyền thống – hay còn gọi là bản “cứng”, chúng cần được số hóa sang các định dạng “mềm” có thể trình chiếu (như văn bản, hình ảnh, video…).
Trước khi xây dựng nội dung đào tạo trong doanh nghiệp của mình, bạn phải tiến hành khảo sát và đánh giá nhu cầu đào tạo để lên danh sách các khóa học mà đội ngũ cần: Đó là khóa học về chuyên môn nghiệp vụ hay kỹ năng, phù hợp với vị trí là nhân viên hay cấp quản lý? Từ đó, xác định rõ nội dung đào tạo phù hợp với Elearning tương ứng với đối tượng đào tạo.
Tuy đây là xu hướng không thể bỏ qua, nhưng thực tế cho thấy rằng, không phải nội dung nào cũng phù hợp để triển khai theo phương pháp e-learning. Chính vì thế, trong quá trình hoạch định và xây dựng nội dung đào tạo, một điểm cần lưu ý là phải xác định rõ cái gì nên học online, cái gì thì học offline, nội dung nào thì nên kết hợp cả hai. Một số nội dung phù hợp với e-learning bao gồm: Nội dung mang tính lặp đi lặp lại (Các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, quy trình, quy định); nội dung khó sắp xếp lớp (các khóa học đào tạo hội nhập dành cho nhân viên mới – trong trường hợp tuyển dụng ít và liên tục), nội dung có tính cập nhật mới thường xuyên (tính năng, lợi ích sản phẩm, dịch vụ), các thông tư, nghị định, chính sách mang tính cập nhật thường xuyên với khối lượng ít.
Để tiết kiệm chi phí, có thể tự quay video bài giảng bằng các thiết bị đơn giản như máy quay, máy ảnh, điện thoại smartphone chất lượng cao…
Không quá khó để doanh nghiệp có thể tạo ra một bài giảng E-Learning bằng cách sử dụng các phần mềm tin học văn phòng như PowerPoint, Word, Google Docs,… Dùng các phần mềm hỗ trợ soạn thảo bài giảng như Adobe Presenter, iSpring suite,…hoặc quay video giảng viên giảng bài bằng máy quay đơn giản/ điện thoại smartphone chất lượng cao.
Tuy nhiên, trong trường hợp muốn đầu tư một cách bài bản vào nội dung khóa đào tạo nội bộ trực tuyến, muốn sử dụng các định dạng phức tạp hơn (video animation/ gamification…) hoặc làm cho tài liệu trông chuyên nghiệp hơn, doanh nghiệp có thể thuê một bên thứ 3 để đạt kết quả tốt nhất.
3. Lựa chọn hệ thống phần mềm đào tạo phù hợp
Để triển khai e-Learning, doanh nghiệp sẽ cần đến một hệ thống phần mềm tên là LMS (Learning Management System). Hiểu đơn giản thì đây là phần mềm dùng để chứa đựng nội dung đào tạo cũng như quản lý học viên. LMS cho phép phân phối nhanh chóng, hiệu quả các tài liệu e-Learning tới học viên với quy mô lớn, đồng thời có thể xử lý những việc như quản trị khóa học và phân tích các kỹ năng, hỗ trợ công tác quản lý – vận hành lớp học một cách dễ dàng, chuẩn xác để có thể điều chỉnh kịp thời, thực hiện việc đánh giá quá trình đào tạo nội bộ toàn diện và hiệu quả. Sử dụng LMS cũng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ dàng tùy biến và cập nhật nội dung, tạo môi trường học tập, tương tác và cá nhân hóa cho từng học viên.
Chức năng của một phần mềm LMS thông thường bao gồm: lưu trữ dữ liệu, giúp dễ dàng truy cập, chức năng đa chủ thể, đa ngôn ngữ, đa quốc gia, quản lý lượng người tham gia, quản lý tương tác và hỗ trợ người dùng, đánh giá học viên, kiểm soát quá trình học tập của học viên…
4. Chuẩn bị chi phí
Để xây dựng hệ thống e-learning, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản chi phí đầu tư nhất định. Tùy thuộc vào yêu cầu và độ phức tạp của hệ thống mà mức chi phí này sẽ dao động khác nhau. Thông thường, sẽ có những khoản chi phí cần thiết như:
Hoạch định được mức chi phí chuẩn xác và phù hợp giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí khi triển khai e-learning
– Xây dựng nội dung (thiết kế bài giảng): Nếu tự xây dựng nội dung bài giảng bằng người nội bộ, bạn sẽ phải trả chi phí lương cho nhân viên, còn nếu thuê ngoài, các mức phí có thể bao gồm (tùy thuộc vào độ phức tạp của nội dung cũng như hình thức bài giảng được số hóa là gì): Chi phí xây dựng kịch bản, quay giảng viên, ghi hình bài giảng, thu âm thuyết minh, thiết kế nhân vật/ bối cảnh, chi phí hậu kỳ (dựng video và hiệu ứng đồ họa), đóng gói bài giảng tương tác, câu hỏi quiz, trò chơi hóa…
– Hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System): Trên thị trường Việt Nam hiện nay có nhiều phần mềm LMS để lựa chọn (Proseeds Learning Ware, Moodle, Blackboard, Canvas,…). Mỗi hệ thống lại có những đặc điểm, tính năng và mức giá thành khác nhau. Chính vì thế, trước khi đầu tư vào LMS, bạn nên vạch ra những tiêu chí mà bạn cần ở hệ thống, sau đó bổ sung những tiêu chí phụ để lựa chọn được hệ thống LMS phù hợp và tối ưu nhất. Chẳng hạn, bạn cần dự kiến số lượng người học để lựa chọn ra hệ thống LMS phù hợp, đảm bảo thông suốt và không bị tắc nghẽn gây cản trở quá trình học của học viên.
– Chi phí bảo trì hệ thống: Trong quá trình vận hành e-learning, bạn có thể cần nâng cấp hoặc bổ sung một vài tính năng phục vụ cho nhu cầu đào tạo. Khi đó sẽ cần đầu tư thêm một khoản chi phí (mức phí tùy thuộc vào yêu cầu của bạn).
– Chi phí phát sinh: Trong quá trình áp dụng đào tạo trực tuyến, bạn có thể cần chỉnh sửa về nội dung khóa học hoặc tiến hành thay đổi những yếu tố khác (chẳng hạn đổi nền tảng học tập…). Điều này cũng đòi hỏi một khoản chi phí đầu tư.
Bài viết đã cung cấp những kiến thức tổng quan về những nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị khi muốn triển khai e-learning. Để có thể hiểu rõ hơn cũng như được tư vấn về triển khai e-learning một cách chi tiết hơn, bạn vui lòng liên hệ (miễn phí) với WorkPro qua:
Hotline: 0246.290.1166
Email: contact@workpro.vn
