Tối ưu chi phí số hóa bài giảng E-learning
Giữa thời đại 4.0, số hóa bài giảng e-learning là xu hướng tất yếu trong đào tạo tại các doanh nghiệp bởi tính ưu việt và hiệu quả không thể phủ nhận mà nó đem lại. Trên thực tế, nhiều đơn vị đã bắt đầu tìm hiểu và muốn thực hiện số hóa bài giảng nhưng còn e ngại vì cho rằng chi phí đầu tư cần bỏ ra quá lớn. Vậy phải làm sao để giải quyết bài toán này?
Số hóa bài giảng e-Learning là quá trình chuyển đổi những tài liệu học tập ở dạng truyền thống (văn bản giấy) sang các bài giảng có thể lưu trữ, sử dụng và phân phối trực tuyến trên hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning và sử dụng được qua mạng internet, wifi (ở nhiều định dạng khác nhau như văn bản, hình ảnh, video, scorm…). Khi thực hiện số hóa bài giảng e-Learning, một môi trường học tập tổ hợp các công nghệ lưu trữ, mã hóa và truyền tải thông tin, dữ liệu sẽ được tạo ra.
Số hóa bài giảng chỉ là 1 phần trong tổ hợp các yếu tố cần thiết để xây dựng một khóa đào tạo E-learning. Trên thực tế, để xây dựng một khóa đào tạo e-Learning đòi hỏi một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp vận hành từ hệ thống quản lý học tập LMS (Learning Management Systems) đến thiết kế chương trình, nội dung đào tạo E-Learning, kiểm soát chất lượng và điều chỉnh nội dung, kiến thức trong các bài giảng, theo dõi đánh giá kết quả của học viên. Quá trình này bao gồm nhiều khâu và yêu cầu các kỹ thuật phức tạp nên cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư một lượng chi phí nhất định.
Các chi phí cần thiết để xây dựng hệ thống e-learning
– Xây dựng nội dung (thiết kế bài giảng): Chi phí số hóa bài giảng sẽ tùy thuộc vào độ phức tạp của nội dung cũng như hình thức bài giảng được số hóa là gì. Cụ thể bao gồm:
- Chi phí xây dựng kịch bản.
- Chi phí quay giảng viên, ghi hình bài giảng tại studio hoặc tại địa điểm mà doanh nghiệp yêu cầu, thu âm thuyết minh…
- Chi phí thiết kế nhân vật, bối cảnh
- Chi phí hậu kỳ: dựng video đồ họa cơ bản, video animation, nhân vật, video giảng viên và hiệu ứng đồ họa,…
- Đóng gói bài giảng tương tác, câu hỏi quiz, trò chơi hóa với các bài giảng đơn giản đóng gói SCORM hoặc xAPI.
Chi phí số hóa bài giảng phụ thuộc chủ yếu vào độ phức tạp cũng như hình thức thể hiện của nội dung
Để sản xuất được nội dung phù hợp, bạn cần trải qua các bước nghiên cứu và khảo sát thông tin tại chính doanh nghiệp của mình để xác định được chính xác đối tượng học, mục đích khóa học, hình thức nội dung đào tạo… sau đó xây dựng kịch bản và tiến hành sản xuất.
– Bên cạnh chi phí số hóa bài giảng, bạn cũng cần đầu tư thêm một khoản chi phí về công nghệ để xây dựng hệ thống hạ tầng phục vụ việc học e-Learning. Về mặt tổng thể, một mô hình hệ thống e-Learning gồm 3 phần chính: hạ tầng truyền thông – mạng, hạ tầng phần mềm và hạ tầng thông tin. Xét trên điều kiện lý tưởng nhất là bạn đã có hạ tầng truyền thông mạng và nội dung đào tạo thì bạn vẫn phải bỏ ra một phần chi phí cho hạ tầng phần mềm, điển hình là hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System). Trước khi triển khai dự án E-learning, bạn cần dự kiến số lượng người học để lựa chọn ra hệ thống LMS phù hợp, đảm bảo thông suốt và không bị tắc nghẽn gây cản trở quá trình học của học viên.
– Chi phí bảo trì hệ thống: Số hóa bài giảng E-learning là một quá trình dài, đòi hỏi sự cập nhật và thay đổi liên tục. Để duy trì hệ thống hoạt động mượt mà, có thể bạn cần bỏ ra một khoản tiền để nâng cấp và bổ sung một vài tính năng phục vụ cho nhu cầu đào tạo. Với trường hợp thuê hệ thống E-learning, doanh nghiệp cần đáp ứng một khoản chi cho các tài khoản mới khi số lượng nhân viên tăng lên.
– Chi phí phát sinh: Trong quá trình áp dụng đào tạo trực tuyến, bạn có thể cần chỉnh sửa về nội dung khóa học hoặc tiến hành thay đổi những yếu tố khác (chẳng hạn đổi nền tảng học tập…). Điều này cũng đòi hỏi một khoản chi phí đầu tư.
Làm sao để tối ưu chi phí?
Khảo sát – nghiên cứu kỹ đối tượng đào tạo
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án E-learning, các tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ những yếu tố sau:
- Mục đích của việc số hóa bài giảng là gì?
- Đối tượng doanh nghiệp sẽ đào tạo là ai? Nhóm kỹ năng, kiến thức hiện tại của nhóm người này như thế nào? Họ có nhu cầu học gì? Bao nhiêu tuổi? Khả năng sử dụng công nghệ đến đâu?…
- Hình thức bài giảng được số hóa là gì (dạng SCORM, dạng animation, graphic hay dạng slide hóa,… )?
- Chi phí dự kiến chi cho hoạt động đào tạo e-learning.
- Thời gian hoàn thành khóa đào tạo.
Điều này mang tính quyết định xem bạn nên đầu tư vào đâu và như thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất. Chẳng hạn với những nhân viên trẻ (độ tuổi từ 22 đến 30), bạn cần bổ sung nhiều yếu tố tương tác để tăng hứng thú với bài giảng như gamification (trò chơi hóa) hay các hiệu ứng animation bắt mắt; còn với những nhân viên không thành thạo công nghệ thì việc thêm các chức năng như vậy không những không đem lại hiệu quả mà còn là “ném tiền qua cửa sổ”.
Lựa chọn hệ thống LMS phù hợp với doanh nghiệp mình
Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là một phần không thể thiếu trong cấu trúc của hệ thống E-learning điển hình và quyết định hiệu quả bài giảng của bạn. Đây có thể được coi là cái vỏ để chứa đựng các thông tin khóa học (bao gồm từ nội dung bài giảng, hình ảnh, video, câu hỏi, bài kiểm tra…), dùng để thực hiện và quản lý đào tạo trực tuyến một cách dễ dàng.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống LMS mà bạn có thể tham khảo như: Proseeds Learning Ware, Moodle, Blackboard, Canvas,… Mỗi hệ thống lại có những đặc điểm, tính năng và mức giá thành khác nhau. Chính vì thế, trước khi đầu tư vào LMS, bạn nên vạch ra những tiêu chí mà bạn cần ở hệ thống, sau đó bổ sung những tiêu chí phụ để lựa chọn được hệ thống LMS phù hợp và tối ưu nhất.
Liên tục điều chỉnh và cải tiến
Không ai có thể đảm bảo 100% việc thực hiện e-learning trong doanh nghiệp đạt hiệu quả tuyệt đối ngay từ lần đầu tiên bởi quá trình này tương đối phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, số hóa bài giảng cũng không chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện các bài giảng E-learning trong một khoảng thời gian ngắn mà đây là quá trình kéo dài xuyên suốt, đòi hỏi sự cập nhật và rút kinh nghiệm từ những lần trước đó.
Bởi thế, sau khi ra mắt sản phẩm của mình, bạn nên nghe ngóng và theo dõi các phản hồi từ người học để bổ sung những cái còn thiếu, đồng thời loại bỏ những yếu tố thừa thãi, từ đó chuyển đổi sang cách làm phù hợp, hiệu quả và giảm thiểu được nhiều chi phí hơn.
Việc triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến một cách phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí
Nhìn chung, chìa khóa của việc tiết kiệm chi phí số hóa đào tạo nằm ở 2 chữ “phù hợp”. Không phải cứ làm phức tạp là hay, cũng không phải cứ đơn giản là hiệu quả. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp tự mày mò tìm hiểu và triển khai nhưng không đạt được kết quả mong muốn cũng bởi vì chưa biết cơ cấu như thế nào cho phù hợp (không xác định được nội dung nào thì nên số hóa, nội dung nào thì cần dạy trực tiếp, nên lựa chọn hình thức thể hiện nào, tận dụng tính năng gì của hệ thống phần mềm trong quản lý…).
Những thông tin trong bài viết này chắc hẳn đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những chi phí cần đầu tư cũng như cách thức cơ bản để tối ưu chi phí số hóa bài giảng và xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến e-Learning. Lời khuyên từ các chuyên gia WorkPro là, hãy tìm hiểu thật kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào thực hiện để tránh gặp phải các lãng phí đáng tiếc. Một phương án khác là bạn cũng có thể tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được tư vấn cụ thể, giúp doanh nghiệp xác định được đâu là hướng đi đúng ngay từ đầu.
Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về số hóa bài giảng E-learning, hãy liên hệ ngay:
Hotline: 0246.290.1166
Email: contact@workpro.vn
