Hướng dẫn quy trình chuẩn về đào tạo nhân viên mới
Vẫn biết việc đào tạo cho nhân viên mới là quan trọng, nhưng thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp lại chưa biết cách làm sao để thực hiện một cách bài bản và hiệu quả, dẫn đến lãng phí nhiều nguồn lực và tiền bạc. Chính vì thế, trong bài viết này, WorkPro sẽ giúp bạn hình dung được các bước chuẩn của một quy trình đào tạo nhân viên mới.
Các tiêu chí khi thiết kế quy trình đào tạo nhân viên mới
Để đảm bảo việc đào tạo nhân viên mới đem lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề trước khi chính thức bắt tay vào thực hiện. Các tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo bao gồm:
Đầu tiên, ta đi trả lời câu hỏi thứ nhất của nhân viên: Tôi làm việc gì? Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Do đó, nhân viên mới cần phải định hướng được công việc một cách rõ ràng ngay từ khi mới bắt đầu vào làm việc. Đối với vấn đề này, các chuyên gia nhân sự trong công ty cần có biện pháp để giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu công việc để làm nền tảng tăng tốc, bứt phá trong các giai đoạn về sau. Nếu doanh nghiệp thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty sẽ được tiết kiệm rất nhiều.
Cần nắm rõ các tiêu chí để xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới được hiệu quả
Tiêu chí thứ hai ta cần quan tâm chính là làm sao để nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hoá công ty. Ở đây ta trả lời câu hỏi thứ 2: Tôi làm việc ở đâu? Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết tổng quan về lịch sử, tầm nhìn – sứ mệnh, những giá trị cốt lõi, văn hoá cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để thực hiện đúng và hòa chung một nhịp với cả tập thể. Bên cạnh đó, họ cũng cần biết mình sẽ làm việc với những ai và có thể liên hệ ai khi cần hỗ trợ. Điều này tưởng không quan trọng nhưng lại quan trọng không tưởng vì nếu không có nó, nhân viên mới rất dễ bị cô lập.
Tiếp theo, nhân viên mới cần nắm bắt được các kỹ năng làm việc cần thiết. Khi đó, họ sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, tạo tâm lý thoải mái vì cảm thấy năng lực của mình phù hợp với vị trí được giao, từ đó yên tâm công tác. Khi biết mình cần gì để làm tốt công việc, họ cũng sẽ có kế hoạch riêng để phát triển bản thân trong tương lai. Tại đây, câu hỏi thứ 3 “Làm như thế nào” tìm được lời giải đáp.
Một quy trình đào tạo nhân viên mới tốt còn phải đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm nguồn lực cho công ty (bao gồm tiền bạc và thời gian của người hướng dẫn/người quản lý). Bài toán của doanh nghiệp đặt ra là làm sao cân bằng giữa chất lượng và chi phí bỏ ra.
Các bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới
Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo khác nhau để phù hợp với đặc thù công việc cũng như điều kiện của đơn vị mình. Tuy nhiên về cơ bản, quy trình đào tạo nhân viên mới thường được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chào đón nhân viên mới – Chuẩn bị môi trường làm việc sẵn sàng
Sau quá trình tuyển dụng, khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị chu đáo và chào đón nhân viên mới. Cần chuẩn bị từ những việc cơ bản như: máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, email công ty, bản mô tả công việc,…cho đến kế hoạch đào tạo cụ thể.
Tiếp đó, việc chào đón cũng cần được chuẩn bị cụ thể để giúp nhân viên mới thấy được sự thân thiện và thoải mái, dễ dàng hơn trong việc hòa nhập. Đây cũng là cách để thể hiện văn hóa của doanh nghiệp. Thông thường, việc chào đón này được thực hiện trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới.
Chuyên viên nhân sự có thể đưa nhân viên mới đi giới thiệu, giúp họ nắm được thông tin của các bộ phận và có cái nhìn tổng quan về công ty. Bên cạnh đó, có thể tổ chức một buổi tiệc đơn giản (liên hoan ngọt chẳng hạn) để giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Trong ngày đầu tiên này, việc tặng một món quà lưu niệm nhỏ mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp cũng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên mới.
Bước 2: Tổ chức chương trình đào tạo và định hướng chung về hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu của bước này là để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cần thiết về doanh nghiệp. Trong đó, các quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị nội dung đào tạo bao gồm: Tổng quan về công ty như lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động, thành tựu nổi bật, cơ cấu tổ chức, các quy định, nguyên tắc hoạt động của công ty như giờ làm việc, quy định về trang phục, thái độ làm việc, tác phong trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên; và quy trình làm việc, hệ thống thông tin liên hệ…
Giờ đây, việc đào tạo nhân viên mới có thể được thực hiện offline, online hoặc kết hợp cả 2 hình thức
Thông thường, việc này được thực hiện ngay trong tuần đầu đi làm của nhân viên mới thông qua các chương trình đào tạo trực tiếp (gặp mặt, hướng dẫn tại chỗ) hoặc đào tạo gián tiếp thông qua việc cung cấp các tài liệu (văn bản, video hay hiện đại hơn là khóa học online…)
Tài liệu đào tạo cũng có thể được gửi trước khi vào làm việc để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên mới nắm bắt tình hình công việc nhanh hơn.
Bước 3: Đào tạo kỹ năng chuyên môn
Khi được tuyển dụng, các nhân viên có thể có hoặc chưa có kinh nghiệm/ kiến thức liên quan đến công việc mới. Ngay cả đối với những người đã có kinh nghiệm, việc thiếu hụt một vài kỹ năng cũng là chuyện hết sức bình thường. Chính vì thế, việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới là hết sức cần thiết để giúp xây dựng một đội ngũ nhân sự hùng mạnh cho doanh nghiệp.
Nhìn chung, tùy theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Chẳng hạn đối với nhân viên kinh doanh, nội dung đào tạo xoay quanh kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp khách hàng, hiển thị và giải thích các báo cáo theo dõi KPI của một nhân viên kinh doanh hoặc của nhóm… Trong khi đó, một nhân viên kế toán – tài chính mới lại cần được tập trung đào tạo kỹ năng, thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận trong việc ghi chép sổ sách, chứng từ và chịu trách nhiệm về các chứng từ mình đã làm. Còn đối với các nhân viên cấp quản lý thì lại khác, đây là bộ phận đầu não trong việc điều phối và xử lý công việc trong nhóm, phòng ban, công ty. Vì vậy, khi đào tạo nhân viên mới cho bộ phận này cần kích thích năng lực sáng tạo, điều phối, xử lý tình huống khôn khéo…v.v…
Việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới sẽ được tiến hành dần trong quá trình làm việc, sắp xếp tùy biến theo yêu cầu công việc của các bộ phận trong công ty.
Bước 4: Đánh giá
Có một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua trong quy trình đào tạo nhân viên mới, đó là bước đánh giá. Tuy nhiên, WorkPro xin nhấn mạnh đây là một bước quan trọng. Nhưng tại sao lại cần phải đánh giá?
Việc đánh giá lại chương trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về chất lượng và mức độ phù hợp của chương trình đào tạo, nhìn nhận được chính xác năng lực thực tế của nhân viên cũng như định hướng nghề nghiệp theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới để phát huy tốt hơn trong tương lai.
Để thực hiện việc đánh giá, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các bài kiểm tra kiến thức và kỹ năng tương ứng với chương trình đào tạo mà nhân viên mới đã được học. Đồng thời, sau khi kết thúc, quản lý cũng như bộ phận nhân sự cần trao đổi cụ thể hơn với nhân viên để lắng nghe chia sẻ, đóng góp từ họ.
Để được chuyên gia WorkPro tư vấn miễn phí về đào tạo nhân viên mới, hãy liên hệ ngay:
Hotline: 0246 290 1166
Email: contact@workpro.vn
