Đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm những gì?
Giữa bối cảnh dịch bệnh Covid-19 “hoành hành” như hiện nay, khi không ai có thể trả lời chính xác về thời điểm kết thúc của đại dịch, mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp cần tìm cách thích nghi nếu muốn trụ vững. Và bài toán đặt ra bên cạnh duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh là phải tiết kiệm mọi nguồn lực ở mọi khía cạnh, đặc biệt là chi phí. Lúc này, đào tạo trực tuyến nổi lên như một phương pháp thay thế phù hợp giúp đảm bảo duy trì và phát triển chất lượng nguồn nhân sự cho doanh nghiệp một cách an toàn và bền vững nhất.
Diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19 đã cho thấy hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, của chuyển đổi số trong dạy và học. Ngay từ những đợt dịch đầu tiên bùng phát tại Việt Nam, nhiều đơn vị đã nhanh chân ứng dụng công nghệ vào đào tạo. Dù còn nhiều hạn chế, nhưng trải qua thời gian, cùng với việc tìm tòi nhiều cách làm mới, những người làm đào tạo đã dần tối ưu được hiệu quả trong việc giảng dạy tại doanh nghiệp của mình thông qua đào tạo trực tuyến.
Đào tạo trực tuyến – phương thức đào tạo không thể thiếu cho doanh nghiệp mùa Covid
Đào tạo trực tuyến (hay còn gọi là E-Learning) được hiểu là phương thức học tập thông qua một thiết bị có kết nối mạng với một máy chủ ở nơi khác có lưu trữ sẵn các nội dung học tập dạng số và phần mềm cần thiết để có thể tương tác (hỏi/ yêu cầu/ ra đề) với học viên học trực tuyến từ xa. Giảng viên có thể truyền tải hình ảnh, âm thanh hoặc tài liệu tương tác qua đường truyền băng thông rộng hoặc kết nối không dây (WiFi, WiMAX), mạng nội bộ (LAN). Ở môi trường này, ngoài việc người học và giảng viên có thể tương tác với nhau, hoặc tương tác với hệ thống học trực tuyến. Người học còn có thể tự lựa chọn cho mình những phương thức học tập cũng như lựa chọn các công cụ hỗ trợ tiến trình học tập sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh McDonald (Anh) giảm được gần 50% chi phí đào tạo năm 2009 nhờ chuyển đổi sang đào tạo trực tuyến
Đào tạo trực tuyến giúp giảm thiểu được nhiều loại chi phí, giúp công ty tiết kiệm tối đa mà vẫn có nhiều hoạt động hiệu quả, đảm bảo duy trì và phát triển nguồn nhân sự. Theo một thống kê từ trang web certifyme.net, Ernst & Young (hãng dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp đa quốc gia có trụ sở tại Luân Đôn, Vương quốc Anh) đã cắt giảm chi phí cho đào tạo xuống còn 35% trong khi vẫn duy trì được tính nhất quán, đồng thời tăng khả năng mở rộng, nâng cao các chương trình đào tạo so với trước đây. Năm 2009, chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh McDonald ở Anh cũng đã tuyên bố giảm được gần 50% chi phí đào tạo, tương đương với 1 triệu USD từ khi chuyển sang hình thức đào tạo trực tuyến.
Tiết kiệm chi phí tổ chức so với các lớp học truyền thống
Lâu nay, con người đã quen với hình thức học tập có người hướng dẫn. Phương pháp này hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến, nhưng sự phát triển của công nghệ mang đến một góc nhìn khác về học tập. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển, học trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống đào tạo của nhiều doanh nghiệp bởi nó giúp tiết kiệm quá nhiều nguồn lực và chi phí.
Đầu tiên, với hình thức này, người dùng có thể học tập một cách thuận tiện trên mọi thiết bị: máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh. Bạn cũng có thể học ở bất cứ đâu, dù là ở văn phòng, ở nhà hay kể cả… trên xe buýt. Đối với một số khóa học, bằng cách tải trước nội dung bài học về thiết bị, học viên thậm chí có thể học mà không cần đến kết nối Internet.
Chính những sự thuận tiện đó đã giúp tiết kiệm về mặt tiền bạc cho doanh nghiệp. Nhưng bằng cách nào? Đã qua rồi những ngày bạn bắt buộc phải trả tiền cho việc tổ chức các sự kiện đào tạo trong vài ngày. Đào tạo trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí di chuyển, lưu trú, thuê thiết bị/ địa điểm; chuẩn bị tài liệu giấy… Những chi phí này nếu tính ra sẽ là con số không hề nhỏ. Giả sử công ty bạn cần đào tạo hội nhập cho 1000 nhân viên trong 1 năm. Vì đây là đào tạo đầu vào cho các nhân viên nên cần tiến hành ngay sau khi tuyển dụng để giúp họ làm quen, tránh bỡ ngỡ với môi trường mới. Theo đó, nếu có 3 đợt tuyển dụng, mỗi đợt vài trăm người, thì bạn cũng cần tổ chức ít nhất là 3 đợt đào tạo tương ứng, tức là chi phí của mỗi lần đào tạo tự động nhân 3. Không chỉ phòng ốc, vận chuyển, tài liệu, một số đơn vị còn phải thuê giảng viên, đây cũng là một nguồn chi phí rất tốn kém.
Hiện nay, có 2 phương thức đào tạo trực tuyến là trực tiếp và gián tiếp. Trực tiếp nghĩa là giảng viên và học viên cùng online, thông qua một hệ thống phần mềm chat để giảng dạy như cách truyền thống, chỉ khác nhau về không gian giữa người dạy và người học. Phương thức thứ hai là đào tạo gián tiếp, tức là sử dụng các bài giảng đã số hóa (dưới dạng tài liệu bằng văn bản, slide, video, sách báo…) rồi thông qua hệ thống phần mềm chuyên dụng để tiếp cận bài học.
Tùy theo hình thức mà các chi phí cần thiết có thể khác nhau. Nếu sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến theo hình thức giảng trực tiếp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí phòng ốc cũng như chi phí đi lại. Hiện nay có nhiều phần mềm chat miễn phí cho phép nhiều người học cùng lúc với chất lượng tương đối tốt nên doanh nghiệp không cần đầu tư quá nhiều chi phí cho hình thức này.
Còn nếu lựa chọn cách đào tạo gián tiếp thông qua các bài giảng được số hóa, ngoài tiết kiệm chi phí địa điểm và đi lại, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm được về cả chi phí thuê giảng viên, chỉ cần ghi hình 1 lần là có thể dùng được nhiều lần. Trong nhiều trường hợp, các khóa học này thậm chí không cần đến sự xuất hiện của giảng viên. Nếu áp dụng hình thức đào tạo thứ 2 này, doanh nghiệp cần bỏ chi phí đầu tư ban đầu để xây dựng hệ thống bài giảng số hóa cũng như hệ thống phần mềm học tập, tuy nhiên chi phí này về lâu về dài chỉ bằng một phần nhỏ so với những gì doanh nghiệp có thể nhận lại (về khả năng tiết kiệm chi phí cũng như chất lượng đào tạo). Việc số hóa bài giảng cho phép sản xuất và thể hiện các nội dung bám sát nhu cầu người học một cách sinh động, thú vị (thông qua video đồ họa, audio, hình ảnh trực quan…), giúp học viên hứng thú hơn với các khóa đào tạo vốn vẫn được nhiều người cho rằng khá nhàm chán trước đây. Đồng thời, với hệ thống đào tạo trực tuyến này, những nhà đào tạo có thể dễ dàng kiểm soát trình độ của học viên, biết được họ đang ở đâu, khả năng học tập thế nào, từ đó dễ dàng điều chỉnh bài giảng cho phù hợp. Việc mở rộng quy mô đào tạo, tăng số lượng học viên mà không cần giải quyết vấn đề địa điểm phòng học hay các phương tiện giảng dạy lúc này cũng không còn là một bài toán lớn.
Giảm thời gian học tập, tăng thời gian làm việc, tăng doanh thu
Ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc, việc chuyển đổi sang hình thức đào tạo trực tuyến cũng có thể đem lại hiệu quả tiết kiệm rất lớn về thời gian học tập của nhân viên. Hãy cùng lấy 1 ví dụ để bạn dễ hình dung, hãng dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp đa quốc gia Ernst & Young đã thay đổi 2.900 giờ học trực tiếp thành 700 giờ học trên nền tảng web, 200 giờ học từ xa và 500 giờ học trực tiếp, tương đương với cắt giảm khoảng 52% chi phí. Không cần suy nghĩ nhiều, bất cứ ai cũng có thể thấy đây là một con số quá lớn. Tiết kiệm thời gian cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được tiền bạc và tập trung cao hơn vào lao động sản xuất, tăng doanh thu.
Đào tạo trực tuyến giúp tăng năng suất lao động nhờ giảm thiểu thời gian học tập cho nhân viên
Năng suất lao động và doanh thu ổn định, ít bị ảnh hưởng khi cán bộ, nhân viên tham gia khóa học vì đào tạo trực tuyến giúp tận dụng tối đa thời gian của cả người dạy và người học. Điều này giúp giảm thiểu ảnh hưởng tới năng suất lao động của nhân viên (khi phải vừa học vừa làm). Giả sử, một ngân hàng lớn cần thực hiện khóa đào tạo nhân viên mới cho gần 1.000 cán bộ trên toàn hệ thống trong vòng 2 tháng. Với số lượng học viên lớn như vậy, để thực hiện đào tạo truyền thống có hiệu quả với nguồn giảng viên nội bộ eo hẹp sẽ mất tối thiểu là 1 năm, chưa kể đến chi phí và thời gian đi lại giữa các địa bàn. Như vậy, không chỉ tốn kém về chi phí mà năng suất lao động cũng chắc chắn bị ảnh hưởng.
Ngoài ra, áp dụng đào tạo trực tuyến giúp tăng hiệu quả đầu tư của công ty cho hoạt động đào tạo do bài giảng/khóa học có thể được sử dụng nhiều lần. Theo thời gian, những tài liệu đào tạo này sẽ là một kho kiến thức khổng lồ về ngành nghề của công ty.
Trong bối cảnh dịch bệnh còn diễn biến phức tạp như hiện nay, doanh nghiệp càng chuyển đổi nhanh thì khả năng duy trì và phát triển càng lớn. “Trong nguy có cơ”, bạn hãy là người tiên phong biến khó khăn thành cơ hội.
Hoàng Thanh.
Nhóm tư vấn số hóa nội dung.
